Perbedaan Legalisasi dan Apostille yang Harus Kamu Tau

Penulis: Cintya Arum Pawesti

Perbedaan Legalisasi dan Apostille yang Harus Kamu Tau | Dalam era globalisasi, mobilitas antarnegara semakin tinggi. Baik untuk keperluan studi, bekerja, menikah, atau bisnis, sering kali kita perlu menggunakan dokumen Indonesia di luar negeri. Namun, tidak semua dokumen bisa langsung digunakan begitu saja. Banyak negara mensyaratkan adanya pengesahan legalitas melalui proses legalisasi atau apostille agar dokumen diakui secara hukum di negara tujuan.

Sayangnya, masih banyak orang yang bingung membedakan antara legalisasi dan apostille. Padahal, keduanya memiliki proses, fungsi, dan negara tujuan yang berbeda. Jika salah memilih atau tidak mengikuti prosedur yang tepat, dokumen kamu bisa ditolak oleh pihak luar negeri.

Untuk itu, artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai perbedaan legalisasi dan apostille, negara mana saja yang menggunakan sistem apostille, dokumen apa saja yang memerlukannya, hingga kesalahan umum yang harus kamu hindari saat mengurusnya.

Dengan memahami hal ini, kamu bisa menghemat waktu, tenaga, dan biaya dalam mengurus dokumen resmi untuk keperluan internasional.

Apa Itu Legalisasi dan Apostille? Ini Penjelasannya

Pengertian Legalisasi

Legalisasi adalah proses pengesahan dokumen oleh instansi resmi agar dokumen tersebut sah secara hukum dan dapat digunakan di luar negeri. Dalam konteks Indonesia, proses ini biasanya melibatkan beberapa lembaga seperti Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham), Kementerian Luar Negeri (Kemenlu), dan Kedutaan Besar negara tujuan.

Melalui legalisasi, instansi terkait akan memverifikasi keaslian tanda tangan dan stempel dari pejabat yang menerbitkan dokumen tersebut. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa dokumen tersebut benar-benar dikeluarkan oleh lembaga yang sah dan dapat dipercaya.

Pengertian Apostille

Apostille adalah sistem penyederhanaan legalisasi dokumen yang berlaku bagi negara-negara yang tergabung dalam Konvensi Den Haag 1961. Alih-alih melalui proses berjenjang seperti legalisasi biasa, dokumen yang ingin digunakan di luar negeri cukup diberi satu stempel atau sertifikat Apostille oleh lembaga resmi yang ditunjuk negara—di Indonesia, lembaga tersebut adalah Kementerian Hukum dan HAM.

Dengan apostille, kamu tidak perlu lagi membawa dokumen ke Kementerian Luar Negeri atau Kedutaan negara tujuan. Ini sangat menghemat waktu dan tenaga, khususnya jika kamu memiliki tenggat waktu dokumen yang sempit.

Tujuan Utama Keduanya

Baik legalisasi maupun apostille memiliki tujuan utama yang sama, yaitu:

• Menjamin keaslian dokumen: Baik itu akta kelahiran, ijazah, surat pernyataan, dan lain-lain, harus dipastikan keasliannya oleh lembaga berwenang.
• Membuat dokumen diakui secara internasional: Tanpa proses ini, dokumen kamu mungkin tidak diakui di luar negeri dan dianggap tidak sah.
• Mempermudah proses administratif lintas negara: Terutama untuk keperluan pendidikan, pernikahan, pekerjaan, dan imigrasi.

Dengan mengetahui perbedaan dasar dan tujuan dari legalisasi dan apostille, kamu bisa menentukan metode mana yang harus digunakan berdasarkan negara tujuan dan jenis dokumen yang akan digunakan.

Perbedaan Utama antara Legalisasi dan Apostille

1. Prosedur

• Legalisasi: Melalui beberapa tahap, mulai dari instansi penerbit, Kemenkumham, Kemenlu, hingga Kedutaan Besar.
• Apostille: Cukup satu tahap di Kemenkumham (sebagai otoritas apostille Indonesia).

2. Negara Tujuan

• Legalisasi: Digunakan untuk negara yang belum menjadi anggota Konvensi Apostille.
• Apostille: Berlaku untuk negara-negara yang sudah tergabung dalam Konvensi Apostille.

3. Kecepatan dan Biaya

• Legalisasi: Lebih lama dan biaya lebih besar karena proses bertingkat.
• Apostille: Lebih cepat, hemat waktu dan biaya.

4. Format Hasil

• Legalisasi: Berupa cap dan tanda tangan dari beberapa instansi.
• Apostille: Berupa sertifikat atau stiker resmi bertuliskan “Apostille”.

Baca Juga: Tips Lolos Pemberkasan untuk Beasiswa LPDP

Negara Mana yang Menggunakan Apostille dan Mana yang Masih Butuh Legalisasi?

Negara yang Menerima Apostille

Contoh negara yang tergabung dalam Konvensi Apostille:

• Amerika Serikat
• Belanda
• Jerman
• Perancis
• Jepang
• Korea Selatan
• Australia
• Italia
• Spanyol

Negara yang Masih Memerlukan Legalisasi

Beberapa negara belum bergabung dalam Konvensi Apostille sehingga tetap memerlukan legalisasi:

• Kanada
• Uni Emirat Arab (UEA)
• Qatar
• Kuwait
• Cina (Tiongkok)
• Malaysia

Cara Mengetahui Negara Tujuan

Kamu bisa mengecek langsung di situs resmi HCCH (Hague Conference on Private International Law) atau menanyakan ke kedutaan negara tujuan.

Baca Juga: Syarat Menikah di Perancis untuk WNI yang ingin Nikah Campur

Contoh Dokumen yang Umumnya Perlu Legalisasi dan Apostille

Dokumen Pribadi

• Akta kelahiran
• Akta kematian
• Surat nikah atau akta cerai
• Surat kuasa

Dokumen Akademik

• Ijazah dan transkrip
• Surat rekomendasi
• Sertifikat pelatihan

Dokumen Legal dan Hukum

• Akta notaris
• Surat pernyataan hukum
• Putusan pengadilan

Dokumen Bisnis

• Akta perusahaan
• Surat keterangan domisili
• Surat perjanjian kerjasama

Baca Juga: Syarat Menikah di Jepang untuk WNI yang ingin Nikah Campur

Kapan Kamu Harus Menggunakan Legalisasi dan Apostille?

1. Untuk Studi ke Luar Negeri

Jika kamu akan studi ke negara anggota Apostille, cukup gunakan layanan apostille. Untuk negara non-anggota, kamu wajib legalisasi hingga kedutaan.

2. Untuk Pernikahan Antar Negara

Dokumen seperti akta lahir, surat belum menikah, dan surat cerai (jika ada) harus dilegalisasi/apostille tergantung negara pasanganmu.

3. Untuk Bekerja di Luar Negeri

Surat pengalaman kerja, ijazah, dan surat keterangan sehat perlu dilegalisasi/apostille agar diakui oleh perusahaan atau pemerintah negara tujuan.

4. Untuk Keperluan Imigrasi

Dokumen imigrasi biasanya memerlukan legalisasi/apostille agar diakui otoritas imigrasi asing.

Baca Juga: Wajib Terjemahkan Dokumen ini kalau Nikah Beda Negara

Kesalahan Umum Saat Mengurus Legalisasi dan Apostille

1. Tidak Tahu Negara Tujuan Pakai Sistem Apa

Banyak orang salah urus karena tidak mengecek apakah negara tujuan menggunakan apostille atau tidak. Solusi: Cek situs resmi atau hubungi kedutaan negara tujuan.

2. Dokumen Tidak Asli atau Rusak

Fotokopi atau dokumen rusak tidak akan diterima untuk legalisasi maupun apostille. Solusi: Gunakan dokumen asli yang masih utuh dan terbaca jelas.

3. Salah Urutan Proses

Untuk legalisasi, dokumen harus melalui tahapan tertentu. Jika urutannya salah, proses akan ditolak. Solusi: Ikuti panduan urut legalisasi dengan benar: instansi penerbit → Kemenkumham → Kemenlu → Kedutaan.

4. Menggunakan Jasa Tidak Resmi

Jasa abal-abal bisa berujung pada penipuan atau dokumen tidak diakui. Solusi: Gunakan jasa terpercaya yang berpengalaman dan terdaftar resmi seperti Translation Transfer.

Baca Juga: Apa itu Surat Nikah? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Pilih Layanan Legalisasi dan Apostille yang Tepat

Mengurus dokumen ke luar negeri memang tidak selalu mudah. Namun, dengan pemahaman yang benar antara legalisasi dan apostille, kamu bisa menghindari banyak hambatan administratif. Pastikan kamu tahu tujuan negara, jenis dokumen, dan tahapan yang tepat agar tidak membuang waktu dan biaya.

Jika kamu masih bingung atau butuh bantuan profesional, jangan khawatir. Translation Transfer siap membantu proses legalisasi dan apostille dokumenmu secara resmi, cepat, dan terpercaya.

Kami telah membantu ribuan klien dalam pengesahan dokumen akademik, pernikahan, hukum, dan bisnis untuk keperluan luar negeri.

Hubungi kami sekarang juga melalui WhatsApp 0856-6671-475 atau email: admin@translationtransfer.com. Kamu juga bisa kunjungi Instagram kami @translationtransfer untuk info dan testimoni klien lainnya.

Jangan tunggu sampai dokumenmu ditolak karena salah prosedur. Bersama Translation Transfer, semua proses jadi lebih mudah dan aman!