Apa Itu Legalisir? Ini Fungsi dan Dokumen yang Perlu Dilegalisir

Apa itu legalisir? Singkatnya, legalisir adalah pengesahan salinan dokumen oleh pejabat yang berwenang. Pejabat itu menyatakan bahwa salinan yang kamu pegang sama persis dengan dokumen aslinya.

Istilah ini hampir pasti kamu temui saat melamar kerja, mendaftar kuliah, atau mengurus visa. Banyak orang lalu kebingungan membedakan legalisir, legalisasi, dan apostille.

Hasilnya mudah ditebak. Orang bolak-balik ke kantor instansi, antre berjam-jam, lalu pulang membawa berkas yang ternyata salah jenis. Padahal dokumen yang sah di Indonesia belum tentu langsung diterima di negara lain.

Untuk urusan lintas negara, dokumen biasanya butuh dua hal tambahan, yaitu penerjemah tersumpah dan apostille. Keduanya sering terlupakan. Peran mereka justru menentukan.

Dari pengamatan saya di bidang legalitas dokumen, kesalahan legalisasi menjadi alasan paling sering di balik berkas luar negeri yang ditolak. Satu stempel yang keliru saja bisa menggagalkan pengajuan visa, beasiswa, atau izin kerja. Karena itu, pelajari alurnya dulu sebelum kamu mulai mengurus.

Apa Itu Legalisir dan Bedanya dengan Legalisasi

Legalisir berarti mengesahkan fotokopi atau salinan dokumen. Instansi penerbit dokumen itu sendiri yang biasanya melakukannya, misalnya sekolah, kampus, atau kantor kependudukan.

Legalisasi punya makna lain. Proses ini mengesahkan tanda tangan, stempel, atau status sebuah dokumen. Untuk dokumen publik yang akan dipakai di luar negeri, Ditjen AHU di Kementerian Hukum yang menanganinya.

Perbedaan ketiga istilah tadi bisa kamu lihat di bawah ini:

• Legalisir: mengesahkan salinan agar sama dengan aslinya.
• Legalisasi: mengesahkan tanda tangan atau stempel pejabat pada dokumen.
• Apostille: sertifikat pengesahan internasional untuk dokumen publik yang dipakai di negara anggota Konvensi Apostille.

Jadi, legalisir hanya menjawab satu pertanyaan sederhana. Apakah salinan ini sama dengan aslinya?

Fungsi Legalisir Dokumen

Legalisir memberi kepastian hukum pada salinan dokumenmu. Pihak penerima pun tidak perlu menahan dokumen asli milikmu.

Fungsi lainnya adalah menjaga dari pemalsuan. Pejabat yang mengesahkan salinan ikut bertanggung jawab atas keabsahannya.Ada empat fungsi utama legalisir dokumen:

1. Membuktikan bahwa salinan sesuai dengan dokumen asli.
2. Memenuhi syarat administrasi untuk melamar kerja, kuliah, atau mengurus perizinan.
3. Membebaskan kamu dari keharusan menyerahkan dokumen asli.
4. Mempercepat proses verifikasi di instansi penerima.

Satu catatan penting. Legalisir hanya berlaku untuk keperluan dalam negeri. Kalau dokumenmu akan dipakai di luar negeri, kamu perlu langkah tambahan.

Dokumen yang Perlu Dilegalisir

Setiap instansi punya daftar syarat sendiri. Meski begitu, beberapa kelompok dokumen hampir selalu diminta.

Dokumen Pendidikan

Ijazah dan transkrip nilai paling sering dilegalisir. Hampir semua perusahaan dan kampus memintanya.

Sekolah atau perguruan tinggi penerbit biasanya melayani legalisir ijazah. Sebagian bahkan sudah membuka layanan daring.

Contoh dokumen pendidikan yang perlu dilegalisir:

• Ijazah
• Transkrip nilai
• Surat keterangan lulus
• Sertifikat kompetensi

Baca Juga : Gaji Koki di Australia: Rincian per Posisi dan Peluang Visanya

Dokumen Kependudukan dan Keluarga

Visa, pernikahan, sampai pengurusan warisan kerap meminta dokumen kependudukan. Kamu bisa mengajukan legalisir ke instansi yang menerbitkannya.

Dokumen yang umum dilegalisir antara lain:

• Kartu Keluarga
• Akta kelahiran
• Akta pernikahan atau perceraian
• Akta kematian

Dokumen Hukum dan Bisnis

Perusahaan juga butuh legalisir, misalnya untuk tender, kerja sama, atau pendirian usaha. Notaris bisa membantu mengesahkan salinan maupun dokumen di bawah tangan.

Akta pendirian perusahaan, NIB, NPWP, dan surat kuasa termasuk di dalamnya. Kontrak kerja sama yang akan dikirim ke mitra asing juga sering memerlukan pengesahan lebih dulu.

Cara dan Syarat Mengurus Legalisir Dokumen

Prosedurnya berbeda di tiap instansi. Alur umumnya mirip, jadi mudah diikuti.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Siapkan dokumen asli beserta fotokopinya.
2. Datangi instansi penerbit, atau pakai layanan daring jika tersedia.
3. Bayar biaya administrasi sesuai ketentuan instansi tersebut.
4. Tunggu petugas membubuhkan stempel dan tanda tangan pada salinan.
5. Periksa nama, tanggal, dan stempel sebelum kamu meninggalkan loket.

Legalisasi untuk Keperluan Luar Negeri

Kalau dokumen dipakai di luar negeri, legalisir saja belum cukup. Dokumen publik Indonesia harus melewati legalisasi atau apostille.

Sejak 4 Juni 2022, Indonesia resmi menjadi anggota Konvensi Apostille. Sejak saat itu, Kementerian Hukum melalui Ditjen AHU menerbitkan apostille untuk dokumen publik yang akan dipakai di negara anggota lain. Pengajuannya berlangsung daring lewat portal apostille.ahu.go.id.

Khusus ijazah dan dokumen akademik, kementerian yang membidangi pendidikan perlu melegalisasinya lebih dulu sebelum kamu mengajukan apostille.

Negara non-anggota masih menerapkan legalisasi berjenjang. Dokumenmu disahkan dulu oleh Ditjen AHU, lalu Kementerian Luar Negeri, dan terakhir kedutaan besar negara tujuan.

Baca Juga : Menikah dengan Orang Jerman: Syarat Hukum dan Dokumen yang Diperlukan

Peran Penerjemah Tersumpah dan Apostille dalam Legalisasi Dokumen

Banyak orang mengira urusan selesai begitu stempel menempel di dokumen. Faktanya, instansi asing hampir selalu meminta terjemahan resmi dalam bahasa mereka.

Di situlah penerjemah tersumpah berperan. Menteri Hukum mengangkat dan menyumpah mereka, sehingga hasil terjemahannya punya kekuatan hukum.

Berikut peran jasa bahasa profesional dalam proses legalisasi:

• Penerjemah tersumpah: menerjemahkan ijazah, akta, dan kontrak dengan pengesahan resmi.
• Apostille: memastikan dokumen publikmu diakui di negara anggota konvensi.
• Proofreading: memeriksa konsistensi nama, tanggal, dan istilah hukum sebelum berkas diajukan.

Menurut saya, menerjemahkan dokumen resmi tanpa penerjemah tersumpah adalah risiko yang tidak sebanding. Salah eja satu nama di terjemahan ijazah bisa membuat universitas asing menolak berkasmu. Akibatnya, kamu harus menunggu berbulan-bulan dan mengeluarkan biaya ulang.

Acara internasional punya persoalan serupa. Seminar, sidang, atau rapat bisnis lintas negara butuh dukungan alat interpreting yang memadai. Tanpa itu, pesan penting mudah salah tangkap dan kredibilitas acara ikut turun.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah dokumen yang sudah dilegalisir otomatis sah di luar negeri?

Belum. Legalisir hanya mengesahkan salinan untuk keperluan dalam negeri. Untuk keperluan luar negeri, dokumenmu masih memerlukan apostille atau legalisasi lanjutan.

Baca Juga : Syarat Wanita Indonesia Nikah di Turki dan Dokumennya

Apakah dokumen berbahasa Indonesia perlu diterjemahkan sebelum diajukan ke luar negeri?

Ya, hampir semua instansi asing meminta terjemahan resmi. Pakai penerjemah tersumpah supaya terjemahanmu punya kekuatan hukum. Penerjemah juga bisa menyesuaikan format dengan permintaan instansi tujuan.

Apakah acara internasional perlu menyewa alat interpreting?

Perlu, terutama kalau peserta memakai lebih dari satu bahasa. Headset dan perangkat penerjemahan simultan membuat komunikasi berjalan lancar. Dengan alat yang tepat, peserta bisa menyimak tanpa kehilangan informasi.

Kesimpulan

Legalisir adalah pengesahan salinan dokumen agar sesuai dengan aslinya. Fungsinya terasa nyata saat kamu melamar kerja, mendaftar kuliah, mengurus dokumen keluarga, atau menjalankan bisnis.

Dokumen untuk keperluan luar negeri butuh langkah lanjutan. Kamu perlu memahami perbedaan legalisir, legalisasi Kementerian Hukum, dan apostille supaya tidak salah jalur.

Terjemahan resmi dan dukungan komunikasi yang baik juga ikut menentukan hasil pengajuanmu. Urusan birokrasi, legalitas, dan bahasa akan jauh lebih ringan dengan bantuan profesional.

Hubungi kami sekarang untuk layanan terbaik:

WA: 0856-6671-475

Email: admin@translationtransfer.com

Instagram: @translationtransfer

Referensi

1. Presiden Republik Indonesia. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
2. Kementerian Hukum dan HAM RI. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille pada Dokumen Publik.
3. Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum. Layanan Apostille dan Legalisasi Dokumen. apostille.ahu.go.id
4. Kementerian Hukum dan HAM RI. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 29 Tahun 2016 tentang Syarat dan Tata Cara Pengangkatan, Pelaporan, dan Pemberhentian Penerjemah Tersumpah, sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 4 Tahun 2019.
5. Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Informasi Legalisasi dan Pelayanan Dokumen. kemlu.go.id
6. Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI). Informasi Profesi Penerjemah dan Penerjemah Tersumpah. hpi.or.id