Alur Apostille Dokumen untuk Kuliah di Jerman dan Belanda

Penulis: Moh. Said Mahri

Alur Apostille Dokumen untuk Kuliah di Jerman dan Belanda | Mendaftar kuliah ke Jerman atau Belanda menuntut kamu menyiapkan dokumen akademik yang sudah disahkan secara resmi. Ijazah, transkrip nilai, sampai akta kelahiran perlu melalui proses apostille agar diakui oleh universitas maupun otoritas imigrasi di kedua negara tersebut. Prosesnya kini jauh lebih ringkas sejak Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille Den Haag, namun tetap ada tahapan teknis yang harus dipahami agar pengajuan tidak tertahan.

Daftar Dokumen Akademik Wajib Legalisasi untuk Persyaratan Studi di Eropa

Tiga dokumen yang paling sering diminta kampus di Jerman dan Belanda adalah ijazah, transkrip nilai, dan akta kelahiran. Ijazah dan transkrip nilai wajib dilegalisasi lebih dulu oleh pihak kampus penerbit, dengan tanda tangan pejabat akademik seperti rektor, dekan, atau kepala biro akademik. Untuk ijazah dari perguruan tinggi negeri, biasanya diperlukan fotokopi yang sudah dilegalisir kampus disertai spesimen tanda tangan dekan sebagai bukti keabsahan pejabat penandatangan.

Sementara itu, dokumen dari institusi pendidikan swasta punya jalur tersendiri. Legalisasi awalnya dilakukan lewat Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi sebelum diajukan ke Kemenkumham untuk proses apostille. Akta kelahiran, yang biasanya diminta untuk keperluan visa pelajar atau pendaftaran domisili di Jerman dan Belanda, cukup dilegalisasi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tempat dokumen tersebut diterbitkan.

Baca Juga: Jasa Penerjemah Tersumpah Bersertifikat Resmi

Peran Jasa Penerjemah Tersumpah Sebelum Mengajukan Apostille Ijazah dan Transkrip

Sebagian besar universitas di Jerman meminta dokumen dalam bahasa Jerman, kecuali kampus tersebut menerima berkas berbahasa Inggris. Belanda cenderung lebih fleksibel dan sering menerima dokumen berbahasa Inggris, tapi tetap ada kampus yang mensyaratkan terjemahan bahasa Belanda untuk keperluan administrasi tertentu. Karena itu, terjemahan tersumpah biasanya perlu disiapkan sebelum dokumen diajukan untuk apostille.

Baca Juga: Penerjemah Tersumpah Banyuwangi Cepat

Satu hal yang wajib diperhatikan, penerjemah tersumpah punya kewenangan bahasa yang terbatas sesuai surat keputusan pengangkatannya. Penerjemah dengan izin bahasa Inggris belum tentu berwenang menerjemahkan ke bahasa Jerman atau Belanda, jadi pastikan kamu memilih penerjemah yang memang punya SK untuk pasangan bahasa yang dibutuhkan. Perlu dicatat juga, penerjemah yang berasal dari pusat bahasa kampus tertentu umumnya hanya berwenang menerjemahkan dokumen yang diterbitkan oleh kampus itu sendiri, sehingga tidak bisa dipakai sembarangan untuk dokumen dari institusi lain.

Baca Juga: penerjemah tersumpah portugis Jakarta

Solusi Jika Spesimen Tanda Tangan Pejabat Kampus Tidak Terdaftar di Kemenkumham

Masalah yang cukup sering dialami calon mahasiswa adalah sistem AHU menolak permohonan karena tanda tangan pejabat kampus atau penerjemah tersumpah belum tercatat dalam database Kemenkumham. Kondisi ini wajar terjadi, terutama jika pejabat yang menandatangani dokumen baru menjabat atau kampus belum pernah mendaftarkan spesimen tanda tangannya sebelumnya.

Solusinya tidak serumit kelihatannya. Ketika sistem menyatakan pejabat belum terdaftar, tim verifikator Kemenkumham akan memberikan formulir khusus yang perlu diunduh, diisi, lalu dikirim kembali sebagai bagian dari proses pendaftaran spesimen tanda tangan. Setelah formulir tersebut diproses dan disetujui, tanda tangan pejabat bersangkutan akan masuk ke database AHU sehingga dokumen dengan tanda tangan yang sama bisa diverifikasi secara otomatis pada pengajuan berikutnya.

Karena proses pendaftaran spesimen ini bisa menambah waktu tunggu, sebaiknya calon mahasiswa mengecek status pejabat penandatangan sejak awal, idealnya beberapa minggu sebelum tenggat pendaftaran kampus. Berkoordinasi dengan bagian akademik kampus juga membantu, sebab pihak kampus biasanya sudah punya pengalaman menangani legalisasi dokumen untuk mahasiswa yang studi ke luar negeri sebelumnya.

Baca Juga: Penggunaan Mr, Ms, Miss, dan Mrs yang Perlu Kamu Ketahui

Panduan Alur Pendaftaran Sertifikat Apostille via AHU Online Secara Bertahap

Pengajuan apostille untuk dokumen akademik dilakukan sepenuhnya secara daring lewat laman resmi apostille.ahu.go.id. Berikut tahapannya:

Buat akun di sistem AHU. Daftar menggunakan data diri yang valid, lalu pilih menu permohonan legalisasi atau apostille.
Pastikan dokumen sudah dilegalisasi instansi penerbit. Ijazah dan transkrip harus sudah ditandatangani pejabat akademik kampus, sementara akta kelahiran sudah disahkan Dinas Kependudukan setempat.
Unggah dokumen dan pilih jenis dokumennya. Masukkan data diri serta negara tujuan, lalu unggah berkas dalam format PDF dengan resolusi yang jelas agar cap dan tanda tangan terbaca dengan baik.
Tunggu proses verifikasi oleh petugas Kemenkumham. Jika tanda tangan pejabat belum terdaftar, ikuti prosedur pendaftaran spesimen seperti dijelaskan sebelumnya.
Lakukan pembayaran setelah permohonan disetujui. Kode billing akan diterbitkan dengan biaya resmi per dokumen, dan pembayaran bisa dilakukan lewat ATM, internet banking, atau m-banking.
Ambil sertifikat apostille. Setelah pembayaran terverifikasi, sertifikat bisa dicetak sendiri atau diambil di Kantor Wilayah Kemenkumham maupun gerai layanan AHU terdekat.

Baca Juga: 5 Dialog Bahasa Inggris tentang Liburan dan Artinya

Secara umum, proses ini rampung dalam kurang lebih tiga hari kerja jika tidak ada kendala sistem atau hari libur nasional, di luar waktu tambahan bila spesimen tanda tangan pejabat harus didaftarkan lebih dulu. Mengingat proses pendaftaran ke kampus Jerman dan Belanda sering punya tenggat ketat, sebaiknya seluruh proses legalisasi dan apostille ini diselesaikan jauh hari sebelum dokumen harus dikirim ke pihak universitas.

Dengan memahami dokumen apa saja yang wajib dilegalisasi, peran penerjemah tersumpah, serta cara mengatasi kendala spesimen tanda tangan, proses apostille untuk kuliah di Jerman dan Belanda bisa berjalan lebih lancar dan sesuai jadwal pendaftaran kampus.

Baca Juga: Contoh Descriptive Teks dalam Bahasa Inggris

Hubungi Kami Sekarang!

Terjemahkan Kebutuhan Anda Sekarang!

📱 WhatsApp: 0856-6671-475
📧 Email: admin@translationtransfer.com
📸 Instagram: @translationtransfer

Translation Transfer – Penerjemah.id Jasa Penerjemah Tersumpah Profesional untuk Kebutuhan Penerjemahan, Cepat, Legal, dan Terpercaya.

Referensi:

IndonesiaTranslator – Jasa Apostille Ijazah dan Transkrip Nilai: https://indonesiatranslator.id/blog/jasa-apostille-ijazah-dan-transkrip-nilai/
IndonesiaTranslator – Apakah Semua Penerjemah Tersumpah Bisa Menerjemahkan Dokumen Untuk Apostille: https://indonesiatranslator.id/blog/apakah-semua-penerjemah-tersumpah-bisa-menerjemahkan-dokumen-untuk-apostille-di-kemenkumham/
Ranselaryani – Legalisasi Apostille Ijazah Terjemahan untuk Kuliah di Jerman: https://ranselaryani.com/2022/08/29/legalisasi-apostile-ijazah-terjemahan-untuk-kuliah-di-jerman/
Aksara Penerjemah Bahasa – Jasa Legalisasi Dokumen di Kedutaan Jerman: https://aksara.org/legalisasi/kedutaan/jerman.html