Apostille Dokumen Bahasa Asing: Kapan Perlu Terjemahan?

Oleh : Wahyu JM

Apostille Dokumen Bahasa Asing: Kapan Perlu Terjemahan? | Ketika berhadapan dengan dokumen berbahasa asing yang perlu digunakan di Indonesia atau sebaliknya, pertanyaan yang sering muncul adalah: apakah dokumen perlu diterjemahkan dulu sebelum apostille, atau di-apostille dulu baru diterjemahkan? Urutan proses ini sangat penting karena kesalahan dapat mengakibatkan dokumen tidak diterima atau harus mengulang proses dari awal. Memahami kapan terjemahan diperlukan dan bagaimana terjemahan berinteraksi dengan apostille adalah kunci untuk mengelola dokumen internasional dengan efisien.

Prinsip Dasar Apostille dan Terjemahan

Apostille untuk Dokumen Asli

Apostille diberikan pada dokumen asli dalam bahasa aslinya. Apostille memverifikasi keaslian tanda tangan, cap, atau stempel pada dokumen, bukan isi atau terjemahan dokumen. Oleh karena itu, apostille selalu dilakukan pada dokumen dalam bahasa aslinya sebelum diterjemahkan.

Terjemahan Tersumpah sebagai Dokumen Terpisah

Terjemahan tersumpah adalah dokumen terpisah yang dibuat oleh penerjemah tersumpah berdasarkan dokumen asli. Terjemahan ini memiliki cap dan tanda tangan penerjemah tersumpah yang memberikan kekuatan hukum pada terjemahan.

Baca Juga : Jasa Penerjemah Bahasa Inggris Surabaya

Hubungan Apostille dan Terjemahan

Dokumen yang telah di-apostille kemudian diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Penerjemah akan menerjemahkan isi dokumen dan juga mendeskripsikan apostille yang terlampir pada dokumen. Beberapa negara mungkin juga mensyaratkan apostille untuk terjemahan tersumpah, tetapi ini kasus yang jarang.

Skenario 1: Dokumen Asing Digunakan di Indonesia

Dokumen Perlu Apostille di Negara Asal

Jika Anda memiliki dokumen dari negara lain (misalnya akta kelahiran dari Australia, ijazah dari Jerman, atau akta nikah dari Belanda) yang akan digunakan di Indonesia, langkah pertama adalah mendapatkan apostille dari otoritas yang berwenang di negara asal dokumen.

Baca Juga : Penerjemah Tersumpah Bahasa Jepang Tangerang

Terjemahan Tersumpah di Indonesia

Setelah dokumen asli di-apostille, dokumen tersebut dibawa ke Indonesia dan diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah Indonesia. Penerjemah akan menerjemahkan seluruh isi dokumen termasuk mendeskripsikan apostille yang terlampir.

Kapan Terjemahan Wajib

Terjemahan wajib dilakukan jika dokumen akan digunakan untuk keperluan resmi di Indonesia seperti pernikahan di KUA atau Catatan Sipil, pendaftaran sekolah, pengurusan visa, atau proses legal lainnya. Instansi Indonesia tidak akan menerima dokumen berbahasa asing tanpa terjemahan tersumpah, meskipun dokumen sudah di-apostille.

Legalisasi Tambahan

Untuk beberapa keperluan, terjemahan tersumpah mungkin perlu dilegalisasi lebih lanjut oleh Kementerian Hukum dan HAM atau Kementerian Luar Negeri Indonesia. Ini tergantung persyaratan spesifik dari instansi yang meminta dokumen.

Baca juga : Discourse Analysis | 5 Alasan Pentingnya Paham Nuansa Bahasa

Skenario 2: Dokumen Indonesia Digunakan di Luar Negeri

Apostille di Indonesia Terlebih Dahulu

Dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri (seperti ijazah, akta kelahiran, atau akta nikah) harus di-apostille terlebih dahulu di Indonesia oleh Kementerian Hukum dan HAM atau Kementerian Luar Negeri.

Terjemahan Setelah Apostille

Setelah dokumen di-apostille, dokumen dapat diterjemahkan. Anda memiliki dua opsi: diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah di Indonesia sebelum dibawa ke luar negeri, atau dibawa ke negara tujuan dan diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah di negara tersebut.

Opsi 1: Terjemahan di Indonesia

Keuntungan menerjemahkan di Indonesia adalah Anda sudah memiliki paket dokumen lengkap (asli + apostille + terjemahan) sebelum berangkat. Ini efisien terutama jika Anda sudah tidak ada di Indonesia ketika dokumen diperlukan. Beberapa negara menerima terjemahan dari penerjemah tersumpah Indonesia.

Opsi 2: Terjemahan di Negara Tujuan

Beberapa negara atau institusi mensyaratkan terjemahan dilakukan oleh penerjemah tersumpah di negara mereka. Dalam kasus ini, Anda membawa dokumen yang sudah di-apostille ke negara tujuan dan menerjemahkannya di sana. Ini common untuk negara-negara dengan regulasi ketat seperti Jerman atau Austria.

Baca juga : Penerjemah Tersumpah Arab Tangerang Selatan

Verifikasi Persyaratan

Selalu verifikasi dengan institusi tujuan (universitas, employer, kedutaan) apakah mereka menerima terjemahan dari Indonesia atau hanya menerima terjemahan dari penerjemah tersumpah di negara mereka.

Jenis Dokumen dan Persyaratan Terjemahan

Dokumen Sipil

Akta kelahiran, akta nikah, akta cerai, atau dokumen sipil lainnya hampir selalu perlu terjemahan jika digunakan lintas negara. Dokumen ini harus di-apostille di negara asal, kemudian diterjemahkan untuk digunakan di negara tujuan.

Dokumen Pendidikan

Ijazah dan transkrip nilai perlu apostille dan terjemahan untuk aplikasi studi atau kerja di luar negeri. Beberapa universitas juga mensyaratkan terjemahan untuk deskripsi mata kuliah (course description) atau silabus.

Dokumen Legal

Kontrak, surat kuasa, atau dokumen legal lainnya yang akan digunakan lintas negara perlu apostille dan terjemahan. Untuk dokumen legal, akurasi terjemahan sangat krusial karena berkaitan dengan hak dan kewajiban legal.

SKCK

Surat Keterangan Catatan Kepolisian perlu apostille jika digunakan untuk visa atau pekerjaan di luar negeri. Terjemahan diperlukan karena SKCK Indonesia dalam bahasa Indonesia dan perlu diterjemahkan ke bahasa negara tujuan atau bahasa Inggris.

Dokumen Medis

Rekam medis, hasil lab, atau surat keterangan dokter yang akan digunakan di luar negeri mungkin perlu apostille dan terjemahan tergantung persyaratan negara tujuan atau institusi medis.

Urutan Proses yang Benar

Untuk Dokumen dari Luar Negeri ke Indonesia

1. Dokumen asli di-apostille di negara asal oleh otoritas yang berwenang
2. Dokumen asli dengan apostille dibawa atau dikirim ke Indonesia
3. Dokumen diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah Indonesia
4. Terjemahan dilampirkan dengan dokumen asli untuk digunakan di institusi Indonesia
5. Jika diperlukan, terjemahan dilegalisasi oleh Kemenkumham atau Kemenlu

Untuk Dokumen dari Indonesia ke Luar Negeri

1. Dokumen asli Indonesia di-apostille oleh Kemenkumham atau Kemenlu
2. Dokumen dengan apostille diterjemahkan (di Indonesia atau di negara tujuan sesuai persyaratan)
3. Dokumen asli + apostille + terjemahan diserahkan ke institusi di negara tujuan
4. Jika negara tujuan mensyaratkan, terjemahan mungkin perlu legalisasi tambahan

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Menerjemahkan Sebelum Apostille

Kesalahan umum adalah menerjemahkan dokumen terlebih dahulu kemudian mencoba mendapatkan apostille untuk terjemahan. Ini salah karena apostille diberikan untuk dokumen asli, bukan terjemahan. Urutannya harus apostille dulu, baru terjemahan.

Apostille untuk Terjemahan

Terjemahan tersumpah umumnya tidak perlu apostille karena cap dan tanda tangan penerjemah tersumpah sudah memberikan kekuatan hukum. Apostille untuk terjemahan hanya diperlukan dalam kasus sangat spesifik yang diminta secara eksplisit oleh institusi tujuan.

Menggunakan Penerjemah Tidak Tersumpah

Untuk dokumen yang sudah di-apostille, terjemahan harus dilakukan oleh penerjemah tersumpah agar memiliki kekuatan hukum. Terjemahan dari penerjemah biasa atau online translation tidak akan diterima untuk keperluan resmi.

Baca juga : Penerjemah Bahasa Arab Tersumpah di Batam

Tidak Memverifikasi Persyaratan

Setiap negara dan institusi memiliki persyaratan berbeda. Tidak memverifikasi persyaratan spesifik bisa mengakibatkan dokumen ditolak atau harus mengulang proses.

Pertimbangan Khusus untuk Berbagai Negara

Negara yang Ketat: Jerman, Austria, Swiss

Negara-negara German-speaking sangat ketat dengan persyaratan dokumen. Mereka seringkali hanya menerima terjemahan dari penerjemah tersumpah yang terdaftar di negara mereka. Untuk dokumen Indonesia yang akan digunakan di negara ini, Anda perlu membawa dokumen yang sudah di-apostille ke negara tersebut dan menerjemahkannya di sana.

Negara yang Fleksibel: Amerika Serikat, Inggris

AS dan UK umumnya lebih fleksibel. Mereka seringkali menerima terjemahan dari penerjemah tersumpah manapun selama terjemahan disertai dengan affidavit atau sworn statement tentang akurasi terjemahan.

Negara Timur Tengah

Negara-negara Teluk seringkali mensyaratkan apostille untuk dokumen asli dan kadang juga legalisasi tambahan dari kedutaan mereka. Terjemahan biasanya dilakukan di negara asal atau bisa di negara mereka tergantung kebijakan.

Australia

Australia menerima terjemahan dari penerjemah tersumpah Indonesia dengan syarat penerjemah menyertakan credential mereka. Untuk dokumen penting seperti untuk visa, terjemahan harus oleh NAATI certified translator atau penerjemah tersumpah yang diakui.

Tips Praktis

Konsultasi Dulu

Sebelum memulai proses, konsultasikan dengan institusi tujuan tentang persyaratan dokumen mereka. Tanyakan secara spesifik apakah mereka menerima terjemahan dari negara asal atau harus dari negara mereka.

Siapkan Multiple Copies

Apostille dan terjemahan tersumpah untuk dokumen penting sebaiknya dibuat beberapa copy karena beberapa institusi meminta dokumen asli yang tidak dikembalikan. Beberapa negara membolehkan apostille untuk certified copy of original.

Waktu Persiapan

Proses apostille dan terjemahan memakan waktu. Alokasikan minimal 1-2 bulan untuk menyelesaikan semua proses, terutama jika dokumen perlu dikirim ke luar negeri atau menunggu appointment di kedutaan.

Gunakan Jasa Profesional

Untuk dokumen penting, pertimbangkan menggunakan jasa profesional yang berpengalaman dengan apostille dan terjemahan internasional. Mereka memahami prosedur berbagai negara dan dapat membantu memastikan dokumen Anda memenuhi semua persyaratan.

Simpan Digital Copy

Scan dan simpan digital copy dari semua dokumen (asli, apostille, terjemahan) sebagai backup. Beberapa proses mungkin membolehkan submission digital, dan copy ini berguna jika dokumen fisik hilang.

Kesimpulan

Apostille dokumen bahasa asing dan terjemahan memiliki urutan dan prosedur yang harus diikuti dengan benar. Prinsip dasarnya adalah: apostille selalu untuk dokumen asli dalam bahasa aslinya, kemudian terjemahan dilakukan setelah apostille. Terjemahan wajib dilakukan oleh penerjemah tersumpah untuk memberikan kekuatan hukum. Persyaratan spesifik berbeda untuk setiap negara dan institusi, sehingga verifikasi dari sumber resmi sangat penting. Dengan memahami kapan terjemahan diperlukan dan urutan proses yang benar, Anda dapat mengelola dokumen internasional dengan efisien dan menghindari penolakan atau pengulangan proses yang membuang waktu dan biaya.

Cara Pemesanan

Untuk melakukan pemesanan di Translation Transfer atau mendapatkan informasi lebih lanjut tentang kebutuhan terjemahan, Anda bisa menghubungi kami melalui:

📱 WhatsApp: 0856-6671-475
📧 Email: admin@translationtransfer.com
📷 Instagram: @translationtransfer

Jangan biarkan lintas bahasa menghambat kesuksesan Anda! Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan jasa penerjemah tersumpah yang terbaik. Translation Transfer, pilihan terpercaya untuk semua kebutuhan penerjemahan resmi Anda. Selami lebih dalam potensi global Anda dengan bantuan kami! Penasaran dengan profil kami? Klik di sini untuk mengenal lebih jauh tentang kami atau kunjungi website Translation Transfer kami!

Dengan layanan dari Translation Transfer, Anda dapat memastikan bahwa setiap dokumen Anda akan diterjemahkan dengan tingkat akurasi dan profesionalisme yang tinggi. Percayakan kebutuhan jasa Penerjemah Tersumpah Anda kepada kami, dan lihat bagaimana kami dapat membantu Anda mencapai tujuan internasional dengan lebih efektif. Temukan informasi menarik lainnya di media sosial kami  Klik di sini untuk mengikuti.