Cara Mengurus Apostille Ijazah untuk Kuliah Luar Negeri

Cara Mengurus Apostille Ijazah untuk Kuliah Luar Negeri – Surat penerimaan dari kampus impian memang menggembirakan, tetapi urusan belum tuntas.

Hampir semua universitas di luar negeri meminta ijazah yang sudah dilengkapi apostille.

Data UNESCO yang dirangkum GoodStats (n.d.) mencatat 59.224 mahasiswa Indonesia sedang kuliah di mancanegara, angka yang menempatkan Indonesia di posisi kedua untuk kawasan ASEAN.

Survei GoodStats yang diberitakan Bloomberg Technoz menunjukkan separuh responden memilih studi di luar negeri karena ongkos pendidikan dalam negeri kian mahal (Decembria, 2025).

Dengan peminat sebanyak itu, memahami urusan dokumen sejak dini menjadi keharusan.

Tulisan ini mengulas cara mengurus apostille ijazah, mulai dari syarat dan alur pengajuan sampai kekeliruan yang kerap menghambat proses.

Mengenal Apostille dan Alasan Ijazah Memerlukannya

Apostille merupakan sertifikat yang menegaskan keaslian sebuah dokumen publik sekaligus tanda tangan pejabat yang mengesahkannya.

Negara anggota Konvensi Apostille 1961 saling mengakui sertifikat ini. Untuk urusan akademik, dokumen tersebut lazim diminta saat Anda mendaftar kuliah, mengajukan visa pelajar, atau melamar beasiswa.

Tanpa apostille, pihak kampus bisa saja meragukan ijazah yang terbit di Indonesia.

Landasan Hukum di Indonesia

Indonesia mengesahkan konvensi tersebut lewat Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, sedangkan teknis layanannya diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022 (Hukumonline, 2022). Layanan mulai beroperasi pada Juni 2022 dan sertifikatnya dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum atau Ditjen AHU. Cakupannya meliputi 66 jenis dokumen publik, termasuk ijazah dan transkrip nilai (Liputan6.com, 2022).

Bedanya dengan Legalisasi Konvensional

Dahulu, legalisasi dokumen untuk keperluan luar negeri harus melewati tiga pintu: Ditjen AHU, Kementerian Luar Negeri, kemudian kedutaan besar negara tujuan (Antara Bali, 2022).

Apostille meringkas semuanya menjadi satu langkah. Prosedur yang lebih ringkas ini membantu pelajar yang dikejar tenggat pendaftaran.

Namun ingat, sertifikat ini hanya laku di negara anggota konvensi. Bila kampus Anda berada di negara lain, jalur legalisasi lewat Kemlu dan kedutaan masih berlaku.

Syarat Pengajuan Apostille Ijazah

Lengkapi seluruh berkas sebelum membuka portal. Persiapan yang rapi mempercepat tahap verifikasi.

Berkas yang Harus Disiapkan

Bawa ijazah asli, transkrip nilai jika turut diurus, dan identitas pemohon seperti KTP. Sistem AHU Online memakai identitas itu untuk verifikasi (SmartLegal.id, 2025).

Sediakan juga alamat surel aktif, sebab tagihan dan status permohonan dikirim melalui akun Anda.

Legalisasi Awal dari Kementerian Pendidikan

Ijazah dan dokumen akademik lain biasanya harus dilegalisasi dulu oleh kementerian yang membidangi pendidikan sebelum diajukan apostille (SmartLegal.id, 2025).

Tahap ini sering terlupakan, padahal permohonan Anda bisa tersendat tanpanya.

Cek aturan terbaru di kampus asal atau kementerian terkait, karena nama instansi dan prosedurnya dapat berubah.

Baca Juga : Jasa Juru Bahasa Lisan untuk Sidang Pengadilan & BAP Resmi

Alur Mengurus Apostille Ijazah secara Daring

Pengajuan dilakukan lewat portal resmi Ditjen AHU di apostille.ahu.go.id. Secara garis besar, alurnya begini.

Langkah 1: Daftar dan Isi Permohonan

Masuk ke akun AHU Online atau buat akun baru, lalu pilih layanan apostille. Lengkapi data pemohon, tentukan jenis dokumen, dan unggah berkas sesuai kolom.

Teliti penulisan nama serta nomor dokumen, karena salah ketik sekecil apa pun bisa berujung penolakan.

Langkah 2: Verifikasi dan Pembayaran

Bila berkas memenuhi syarat, notifikasi tagihan akan masuk ke akun Anda (SmartLegal.id, 2025).

Besaran biaya mengikuti tarif penerimaan negara bukan pajak yang berlaku, jadi lihat angka terbarunya di portal.

Langkah 3: Pengambilan Sertifikat

Sertifikat apostille ditempelkan pada dokumen asli dan tidak dapat dilepas kembali.

Di masa awal layanan, pemohon harus datang langsung ke kantor AHU membawa dokumen asli (Hukumonline, 2022).

Pejabat AHU pernah mengisahkan pemohon yang salah menempelkan sertifikat pada ijazah asli. Pastikan dokumen yang Anda bawa memang yang hendak diaposti.

Periksa pula mekanisme pengambilan terbaru di portal, sebab layanan ini terus bergerak ke arah apostille elektronik.

Apostille Ijazah dan Terjemahan Tersumpah

Banyak kampus mensyaratkan ijazah dan transkrip berbahasa Inggris atau bahasa setempat, lengkap dengan terjemahan penerjemah tersumpah.

Jika ijazah Anda berbahasa Indonesia, umumnya Anda butuh penerjemah yang hasil kerjanya diakui secara resmi.

Urutannya pun beragam: sebagian kampus ingin dokumen asli diaposti dahulu, sebagian lain meminta terjemahannya ikut dilegalisasi.

Tanyakan hal ini ke bagian admisi atau kedutaan sebelum mulai, agar Anda tidak mengulang dari nol.

Baca Juga : Sewa Alat Interpreter Simultan Lengkap di Sumbawa

Tips Agar Proses Berjalan Lancar

Mulailah dari hal yang paling menentukan, yaitu daftar persyaratan kampus tujuan. Catat dokumen apa saja yang diminta, berapa salinan yang dibutuhkan, dan apakah ada tenggat khusus.

Setelah itu, susun jadwal mundur dari batas pendaftaran, lalu sisakan ruang untuk revisi bila ada berkas yang dikembalikan.

Simpan pindaian setiap dokumen sebelum diserahkan, termasuk bukti pembayaran dan notifikasi dari portal. Kebiasaan kecil ini menyelamatkan Anda ketika ada data yang perlu dicek ulang.

Kekeliruan yang Sering Menghambat

Kesalahan berikut paling sering membuat proses molor.

• Melewatkan legalisasi awal dari kementerian pendidikan.
• Mengajukan apostille untuk negara yang bukan anggota konvensi.
• Keliru memilih dokumen yang dilekati sertifikat sehingga ijazah asli rusak.
• Mengurus dokumen mendekati tenggat pendaftaran kampus atau beasiswa.
• Lupa bertanya apakah kampus meminta terjemahan tersumpah.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah apostille ijazah diakui di semua negara?

Tidak. Sertifikat ini hanya berlaku di negara anggota Konvensi Apostille 1961, yang jumlahnya lebih dari 120 (Hukumonline, 2022).

Untuk negara lain, Anda masih perlu legalisasi lewat Kemlu dan kedutaan besar negara tujuan.

Baca Juga : Translation Transfer, HPI, dan FKIP Universitas Jember Bersinergi Siapkan Penerjemah Profesional di Era AI

2. Haruskah ijazah dilegalisasi sebelum diapostille?

Biasanya ya. Kementerian yang membidangi pendidikan lazimnya melegalisasi ijazah lebih dulu, baru kemudian apostille diajukan (SmartLegal.id, 2025).

Konfirmasikan prosedur terkini ke instansi terkait.

3. Bisakah apostille diurus dengan fotokopi ijazah?

Sertifikat dilekatkan pada dokumen asli, jadi dokumen asli dibutuhkan pada tahap tertentu (Hukumonline, 2022).

Jangan menitipkan ijazah asli kepada pihak yang tidak Anda percayai, dan buat salinan sebelum prosesnya dimulai.

4. Berapa lama prosesnya?

Lamanya bergantung pada kelengkapan berkas, antrean, dan legalisasi awal.

Karena tidak ada patokan baku, mulailah setidaknya beberapa bulan sebelum batas pendaftaran kampus atau beasiswa.

Pantau status permohonan secara berkala di akun AHU Online agar Anda tahu bila ada berkas yang perlu diperbaiki.

5. Apakah perlu terjemahan tersumpah?

Itu tergantung kebijakan kampus dan negara tujuan. Banyak institusi meminta terjemahan tersumpah untuk ijazah dan transkrip.

Tanyakan ke bagian admisi, termasuk soal urutan antara apostille dan terjemahan.

Siap Mengurus Dokumen Kuliah Luar Negeri Anda?

Hubungi Translation Transfer sekarang juga melalui WhatsApp 0856-6671-475 atau kirim email ke admin@translationtransfer.com untuk konsultasi maupun pemesanan layanan.

Anda juga dapat mengikuti Instagram @translationtransfer untuk mendapatkan informasi terbaru seputar layanan penerjemahan dokumen, legalisasi, dan berbagai kebutuhan administrasi lainnya.

Jangan lupa kunjungi website https://penerjemahresmi.id/penerjemah-tersumpah/ untuk mengetahui informasi layanan secara lengkap, membaca artikel bermanfaat, serta mendapatkan solusi terbaik sesuai kebutuhan Anda.

Jangan tunda impian untuk melanjutkan studi di luar negeri. Pastikan seluruh dokumen kuliah luar negeri Anda dipersiapkan secara benar, akurat, dan profesional bersama Translation Transfer.

Dengan layanan cepat, resmi, harga terjangkau, serta dikerjakan oleh penerjemah tersumpah, kami siap membantu proses apostille ijazah dan penerjemahan dokumen kuliah Anda menjadi lebih aman, mudah, dan efisien.

Percayakan kebutuhan apostille ijazah Anda kepada Translation Transfer agar setiap proses berjalan lancar dari awal hingga selesai.

Referensi

1. Antara Bali. (2022). Kemenkumham resmikan layanan apostille berlaku di 121 negara [Video]. https://bali.antaranews.com/berita/283129/kemenkumham-resmikan-layanan-apostille-berlaku-di-121-negara-video
2. Decembria, D. (2025, 28 April). 50% pelajar pilih kuliah di luar negeri karena biaya di RI mahal. Bloomberg Technoz. https://www.bloombergtechnoz.com/detail-news/69590/50-pelajar-pilih-kuliah-di-luar-negeri-karena-biaya-di-ri-mahal
3. GoodStats. (n.d.). Mahasiswa Indonesia yang belajar di luar negeri terbanyak kedua di ASEAN. https://goodstats.id/article/keren-jumlah-mahasiswa-indonesia-belajar-di-luar-negeri-terbanyak-kedua-di-asean-0t504
4. Hukumonline. (2022). Pemerintah gencar kembangkan layanan apostille. https://www.hukumonline.com/berita/a/pemerintah-gencar-kembangkan-layanan-apostille-lt635b8cb7da54a
5. Liputan6.com. (2022, 15 Juni). Lewat layanan apostille, Menkumham Yasonna sederhanakan legalisasi dokumen publik asing. https://www.liputan6.com/news/read/4986970/lewat-layanan-apostille-menkumham-yasonna-sederhanakan-legalisasi-dokumen-publik-asing
6. SmartLegal.id. (2025, 6 Mei). Mengenal apostille sebagai tanda keaslian dokumen, cara mengurus, syarat, dan biayanya. https://smartlegal.id/perizinan/2025/05/06/mengenal-apostille-sebagai-tanda-keaslian-dokumen