Terjemah Dulu atau Apostille Dulu? Ini Urutan yang Benar & Kenapa

Penulis: Devi Mulina Husdania

Terjemah Dulu atau Apostille Dulu? Ini Urutan yang Benar & Kenapa | Ketika seseorang ingin melanjutkan studi ke luar negeri, menikah dengan warga negara asing, mengurus visa, atau memperluas bisnis ke pasar internasional, dokumen resmi dari Indonesia sering kali harus digunakan di negara lain. Dalam proses tersebut, istilah apostille dan terjemahan tersumpah menjadi dua hal yang hampir selalu ditemui.

Sayangnya, masih banyak masyarakat yang bingung mengenai urutan yang benar. Pertanyaan yang paling sering muncul adalah: apakah dokumen harus diterjemahkan terlebih dahulu atau justru harus diajukan apostille terlebih dahulu? Kesalahan dalam menentukan urutan dapat menyebabkan dokumen ditolak oleh instansi tujuan.

Kebingungan ini muncul karena setiap negara dan setiap lembaga memiliki persyaratan yang berbeda. Ada universitas yang meminta dokumen asli yang sudah diapostille lalu diterjemahkan, sementara ada juga institusi yang mengharuskan terjemahan tersumpah mendapatkan apostille.

Untuk memahami urutan yang benar, penting untuk mengetahui terlebih dahulu fungsi masing-masing proses. Apostille dan terjemahan tersumpah sebenarnya memiliki tujuan yang berbeda sehingga tidak dapat saling menggantikan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai perbedaan apostille dan terjemahan tersumpah, urutan yang umum digunakan, kondisi khusus yang memerlukan prosedur berbeda, serta tips agar dokumen Anda diterima tanpa kendala di luar negeri.

Memahami Apa Itu Apostille dan Terjemahan Tersumpah

Pengertian Apostille

Apostille adalah sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas berwenang untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, stempel, atau cap yang terdapat pada suatu dokumen publik. Apostille memudahkan penggunaan dokumen antarnegara yang tergabung dalam Konvensi Apostille Den Haag 1961.

Indonesia resmi menjadi anggota Apostille Convention melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Sejak saat itu, proses legalisasi dokumen untuk negara anggota menjadi lebih sederhana dibandingkan mekanisme legalisasi berantai sebelumnya.

Di Indonesia, kewenangan penerbitan apostille berada di bawah Kementerian Hukum Republik Indonesia (Kemenkum). Pengajuan dapat dilakukan secara elektronik melalui sistem apostille yang disediakan pemerintah.

Apostille tidak menilai isi dokumen. Sertifikat ini hanya mengonfirmasi bahwa tanda tangan atau cap pada dokumen tersebut berasal dari pejabat yang berwenang dan dapat diverifikasi keasliannya.

Dokumen yang umum diajukan apostille antara lain ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, akta nikah, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK), putusan pengadilan, dan berbagai dokumen perusahaan.

Pengertian Terjemahan Tersumpah

Terjemahan tersumpah adalah hasil terjemahan yang dikerjakan oleh penerjemah tersumpah yang telah diangkat dan disahkan oleh pemerintah sesuai ketentuan yang berlaku.

Hasil terjemahan ini memiliki kekuatan hukum karena dilengkapi cap, tanda tangan, dan pernyataan resmi dari penerjemah tersumpah yang menjamin akurasi isi dokumen.

Berbeda dengan terjemahan biasa, terjemahan tersumpah diakui oleh instansi pemerintah, kedutaan, universitas, pengadilan, serta berbagai lembaga internasional.

Dokumen yang sering diterjemahkan secara tersumpah meliputi ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, akta nikah, kartu keluarga, paspor, kontrak bisnis, hingga dokumen perusahaan.

Karena digunakan untuk kepentingan resmi, pemilihan penerjemah tersumpah sangat penting agar dokumen dapat diterima tanpa masalah oleh pihak penerima di luar negeri.

Mengapa Banyak Orang Bingung Mengenai Urutan Apostille dan Terjemahan?

Perbedaan Persyaratan Setiap Negara

Setiap negara memiliki aturan administrasi yang berbeda terkait dokumen asing. Oleh karena itu, tidak semua negara menerapkan prosedur yang sama.

Beberapa negara menerima dokumen asli berbahasa Indonesia selama telah memperoleh apostille. Dalam kondisi ini, terjemahan dapat dilakukan setelah proses apostille selesai.

Sebaliknya, ada negara atau institusi yang meminta dokumen dalam bahasa Inggris atau bahasa lokal mereka sejak awal proses pengajuan.

Universitas, lembaga imigrasi, dan kedutaan juga sering memiliki kebijakan internal yang berbeda meskipun berada di negara yang sama.

Karena itulah, penting untuk selalu memeriksa persyaratan terbaru dari instansi tujuan sebelum menentukan urutan pengurusan dokumen.

Beragam Jenis Dokumen yang Diproses

Jenis dokumen yang digunakan juga memengaruhi prosedur yang harus ditempuh. Dokumen akademik sering memiliki persyaratan berbeda dengan dokumen sipil.

Misalnya, ijazah dan transkrip nilai biasanya harus diverifikasi terlebih dahulu sebelum diajukan apostille.

Sementara itu, akta kelahiran dan akta nikah dapat langsung diajukan apostille apabila memenuhi syarat administratif.

Dalam dunia bisnis, dokumen seperti akta perusahaan, NIB, dan kontrak kerja sama sering memerlukan kombinasi antara penerjemahan dan apostille.

Perbedaan karakteristik dokumen inilah yang sering menyebabkan masyarakat bingung mengenai urutan yang tepat.

Terjemah Dulu atau Apostille Dulu? Ini Urutan yang Umumnya Benar

Jika Dokumen Asli Berbahasa Indonesia

Pada sebagian besar kasus, dokumen asli berbahasa Indonesia sebaiknya diajukan apostille terlebih dahulu.

Alasannya, apostille berfungsi mengesahkan keaslian tanda tangan atau cap pejabat yang terdapat pada dokumen asli tersebut.

Apabila dokumen diterjemahkan terlebih dahulu, maka apostille tidak lagi mengacu langsung pada dokumen asli yang diterbitkan instansi pemerintah.

Selain itu, banyak institusi luar negeri ingin melihat hubungan yang jelas antara dokumen asli dan sertifikat apostille yang menyertainya.

Karena alasan tersebut, prosedur apostille terlebih dahulu menjadi praktik yang paling umum digunakan saat ini.

Setelah Apostille, Dokumen Diterjemahkan

Setelah sertifikat apostille diterbitkan, dokumen dapat diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.

Dalam praktiknya, penerjemah biasanya menerjemahkan isi dokumen beserta halaman apostille agar seluruh informasi dapat dipahami oleh pihak penerima.

Metode ini memudahkan universitas, perusahaan, atau kantor imigrasi untuk memverifikasi keabsahan dokumen yang diajukan.

Contohnya adalah penggunaan ijazah dan transkrip nilai untuk pendaftaran beasiswa atau studi di luar negeri.

Dengan urutan ini, dokumen menjadi lebih lengkap karena memuat legalitas internasional sekaligus terjemahan resmi yang dapat dipahami oleh pihak asing.

Kapan Terjemahan Harus Dilakukan Sebelum Apostille?

Kasus Dokumen yang Sudah Berbentuk Terjemahan Resmi

Dalam beberapa situasi khusus, terjemahan tersumpah justru dilakukan terlebih dahulu.

Hal ini biasanya terjadi ketika pihak penerima meminta apostille terhadap hasil terjemahan tersumpah, bukan terhadap dokumen aslinya.

Pada kondisi tersebut, yang diajukan apostille adalah tanda tangan penerjemah tersumpah yang tercantum pada dokumen terjemahan.

Beberapa proses visa, imigrasi, dan pengadilan internasional dapat menerapkan ketentuan seperti ini.

Karena setiap negara memiliki aturan berbeda, konsultasi terlebih dahulu sangat disarankan sebelum memulai proses.

Apostille untuk Dokumen Terjemahan Tersumpah

Apostille terhadap terjemahan tersumpah dilakukan apabila tanda tangan penerjemah termasuk dalam data yang dapat diverifikasi oleh otoritas berwenang.

Prosedur ini umumnya memerlukan dokumen asli dan hasil terjemahan sebagai dokumen pendukung.

Keuntungan metode ini adalah pihak penerima memperoleh jaminan bahwa hasil terjemahan berasal dari penerjemah resmi yang sah.

Namun apabila persyaratan negara tujuan sebenarnya meminta apostille pada dokumen asli, metode ini dapat menyebabkan penolakan.

Oleh sebab itu, pengecekan persyaratan sejak awal menjadi langkah yang sangat penting.

Contoh Urutan Apostille dan Terjemahan Berdasarkan Jenis Dokumen

Ijazah dan Transkrip Nilai

Dokumen akademik merupakan salah satu dokumen yang paling sering diajukan apostille.

Sebagian besar universitas luar negeri meminta ijazah dan transkrip yang telah memperoleh legalisasi resmi.

Pada umumnya, dokumen akademik diajukan apostille terlebih dahulu sebelum diterjemahkan.

Setelah itu, penerjemah tersumpah menerjemahkan seluruh dokumen termasuk halaman apostille.

Prosedur ini banyak digunakan untuk kebutuhan beasiswa, studi lanjut, dan penyetaraan gelar.

Akta Kelahiran dan Akta Nikah

Akta kelahiran sering digunakan untuk kebutuhan imigrasi, visa keluarga, dan pendidikan.

Sementara itu, akta nikah banyak digunakan dalam proses pernikahan campuran atau pengajuan izin tinggal pasangan.

Dalam praktik umum, kedua dokumen tersebut diajukan apostille terlebih dahulu.

Setelah apostille diterbitkan, dokumen diterjemahkan ke bahasa yang diminta negara tujuan.

Langkah ini membantu memastikan keabsahan dokumen sekaligus memudahkan proses pemeriksaan oleh instansi asing.

Dokumen Perusahaan

Dokumen perusahaan sering digunakan untuk pembukaan cabang, investasi, atau kerja sama bisnis internasional.

Dokumen yang umum diproses meliputi akta pendirian perusahaan, NIB, surat kuasa, dan perjanjian bisnis.

Banyak negara meminta dokumen perusahaan yang telah memperoleh apostille sebagai bukti legalitas.

Setelah itu, dokumen diterjemahkan ke bahasa yang dipersyaratkan.

Karena nilainya yang strategis, proses ini sebaiknya ditangani oleh penyedia jasa yang berpengalaman.

Risiko Jika Salah Urutan Apostille dan Terjemahan

Dokumen Ditolak oleh Instansi Tujuan

Kesalahan urutan dapat menyebabkan dokumen tidak memenuhi persyaratan administratif.

Akibatnya, universitas, kedutaan, atau instansi tujuan dapat menolak dokumen tersebut.

Penolakan sering terjadi karena apostille diterapkan pada dokumen yang tidak diminta oleh pihak penerima.

Dalam beberapa kasus, dokumen harus diajukan ulang dari awal.

Situasi ini tentu dapat menghambat rencana studi, pekerjaan, atau bisnis di luar negeri.

Harus Mengulang Seluruh Proses

Kesalahan prosedur sering kali menyebabkan biaya tambahan yang tidak perlu.

Pemohon mungkin harus mengulang proses penerjemahan maupun pengajuan apostille.

Selain biaya, waktu yang terbuang juga bisa cukup signifikan.

Hal ini menjadi lebih serius apabila terdapat tenggat waktu pendaftaran atau pengajuan visa.

Karena itu, memahami prosedur yang benar sejak awal merupakan investasi yang sangat penting.

Tips Memastikan Urutan Apostille dan Terjemahan Sudah Benar

Cek Persyaratan Negara Tujuan

Langkah pertama adalah memeriksa persyaratan resmi negara tujuan.

Informasi dapat diperoleh melalui situs pemerintah, kedutaan besar, atau institusi penerima dokumen.

Pastikan Anda membaca ketentuan terbaru karena kebijakan dapat berubah sewaktu-waktu.

Jangan hanya mengandalkan informasi dari forum atau media sosial.

Sumber resmi selalu menjadi acuan paling aman dalam menentukan prosedur.

Gunakan Jasa Profesional yang Berpengalaman

Penyedia jasa profesional dapat membantu memeriksa kebutuhan dokumen secara lebih akurat.

Mereka biasanya memahami perbedaan prosedur berdasarkan negara dan jenis dokumen.

Selain itu, risiko kesalahan administrasi dapat diminimalkan.

Konsultasi sebelum proses dimulai juga dapat menghemat waktu dan biaya.

Karena itulah banyak pemohon memilih menggunakan layanan penerjemah tersumpah dan apostille yang terpercaya.

Translation Transfer Siap Membantu Proses Terjemahan dan Apostille

Layanan yang Tersedia

Translation Transfer menyediakan layanan penerjemahan tersumpah untuk berbagai bahasa dan kebutuhan dokumen resmi.

Selain itu, tersedia pula layanan pengurusan apostille dokumen melalui prosedur yang sesuai dengan ketentuan Kementerian Hukum Republik Indonesia.

Tim berpengalaman siap membantu kebutuhan akademik, bisnis, pernikahan campuran, visa, maupun imigrasi.

Layanan dapat dilakukan secara online sehingga memudahkan pelanggan dari seluruh Indonesia.

Setiap dokumen akan diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan prosedur yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan negara tujuan.

Hubungi Translation Transfer Sekarang

Jika Anda masih bingung apakah harus menerjemahkan dokumen terlebih dahulu atau mengurus apostille terlebih dahulu, Translation Transfer siap membantu.

Tim kami dapat memberikan konsultasi mengenai persyaratan dokumen berdasarkan negara tujuan dan jenis keperluan Anda.

Dengan pendampingan yang tepat, risiko penolakan dokumen dapat diminimalkan.

Hubungi Translation Transfer melalui WhatsApp 0856-6671-475 untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai layanan terjemahan tersumpah dan apostille.

Pastikan dokumen Anda diproses dengan urutan yang benar agar dapat diterima dengan lancar oleh instansi luar negeri.

Sumber Referensi

Kementerian Hukum Republik Indonesia – Layanan Apostille
https://apostille.ahu.go.id
Kementerian Hukum Republik Indonesia – Informasi Apostille
https://ahu.go.id
Hague Conference on Private International Law (HCCH) – Apostille Convention
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
Daftar Negara Anggota Apostille Convention
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Apostille Convention
https://peraturan.bpk.go.id
Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU)
https://ahu.go.id
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia – Informasi Legalisasi dan Apostille
https://kemlu.go.id