Translate Akta Pendirian PT untuk Investor Asing, Ini Caranya

Penulis: Devi Mulina Husdania

Translate Akta Pendirian PT untuk Investor Asing, Ini Caranya | Translate akta pendirian PT kerap dibutuhkan ketika sebuah perusahaan di Indonesia mulai membuka pembicaraan dengan investor dari luar negeri. Dokumen yang semula dibuat dalam bahasa Indonesia perlu dipahami dengan tepat oleh pihak asing yang akan memeriksa struktur dan kondisi hukum perusahaan.

Akta pendirian memuat banyak informasi penting. Ada identitas perseroan, nama pendiri, modal, pemegang saham, maksud dan tujuan perusahaan, susunan organ perseroan, hingga aturan yang tercantum dalam anggaran dasar.

Karena isinya berkaitan dengan status hukum perusahaan, penerjemahan akta perlu dilakukan secara cermat. Salah menuliskan nama, angka, tanggal, atau istilah tertentu dapat membuat investor maupun penasihat hukumnya meminta klarifikasi tambahan.

Mengapa Akta Pendirian PT Perlu Diterjemahkan?

Investor asing biasanya ingin mengetahui kondisi perusahaan sebelum memutuskan masuk ke sebuah bisnis. Karena itu, proses due diligence menjadi bagian penting dalam pembahasan investasi.

Pada tahap tersebut, investor atau penasihat hukumnya dapat meminta sejumlah dokumen perusahaan. Akta pendirian termasuk salah satu dokumen yang dapat membantu mereka memahami bagaimana sebuah perseroan dibentuk dan bagaimana struktur dasarnya diatur.

Beberapa informasi yang biasanya perlu diperhatikan antara lain:

Nama dan identitas perseroan.
Identitas pendiri serta pemegang saham.
Modal perusahaan dan struktur kepemilikannya.
Maksud dan tujuan serta kegiatan usaha.
Susunan direksi dan komisaris.
Ketentuan yang terdapat dalam anggaran dasar.
Informasi lain yang tercantum dalam akta.

Setelah memahami isi dokumen, investor dapat melanjutkan pemeriksaan terhadap aspek perusahaan lainnya. Penasihat hukum yang mendampingi investor pun dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai bagian dari proses review.

Istilah Hukum Perlu Diterjemahkan dengan Tepat

Ada istilah yang terlihat mudah diterjemahkan, namun sebenarnya memiliki konteks hukum tertentu. Karena itu, menerjemahkan akta dengan cara menerjemahkan kata demi kata dapat menimbulkan masalah.

Istilah mengenai modal, saham, kewenangan direksi, pemegang saham, dan organ perseroan membutuhkan pemahaman terhadap konteks hukum perusahaan. Penerjemah perlu menjaga agar maksud dalam dokumen sumber tetap sama setelah dialihkan ke bahasa tujuan.

Bagaimana Cara Translate Akta Pendirian PT?

Berikut langkah yang dapat dilakukan:

Siapkan akta pendirianPastikan dokumen yang akan diterjemahkan lengkap dan dapat dibaca dengan jelas. Jika terdapat halaman tambahan atau lampiran, sertakan semuanya agar penerjemah dapat melihat konteks secara utuh.
Tentukan bahasa tujuanCari tahu bahasa yang diminta investor atau lembaga penerima. Bahasa Inggris cukup umum digunakan dalam komunikasi bisnis internasional, meskipun kebutuhan setiap pihak dapat berbeda.
Pilih penerjemah yang sesuaiUntuk kebutuhan resmi, gunakan penerjemah tersumpah akta pendirian PT apabila pihak penerima mensyaratkan jenis terjemahan tersebut. Penerjemah akan menangani dokumen dengan memperhatikan terminologi serta format yang diperlukan.
Periksa hasil terjemahanJangan buru-buru mengirim dokumen setelah terjemahan selesai. Cek kembali nama, angka, tanggal, nomor dokumen, alamat, dan informasi pemegang saham.
Pastikan kebutuhan legalisasiJika dokumen akan digunakan di luar negeri, tanyakan kepada pihak penerima mengenai legalisasi atau Apostille. Persyaratannya dapat berbeda berdasarkan negara dan institusi yang meminta dokumen.
Kirim dokumen kepada investorSetelah seluruh persyaratan terpenuhi, dokumen dapat disampaikan kepada investor atau penasihat hukumnya. Simpan salinan dokumen sumber dan hasil terjemahan untuk arsip perusahaan.

Cari Tahu Persyaratan Sejak Awal

Setiap kebutuhan memiliki prosedur yang berbeda. Dokumen yang hanya digunakan investor untuk memahami kondisi perusahaan bisa memiliki persyaratan berbeda dari dokumen yang akan diajukan kepada lembaga resmi di luar negeri.

Langkah tersebut terdengar sederhana. Dampaknya cukup besar karena perusahaan dapat menghindari proses pengurusan ulang ketika ternyata dokumen yang dikirim belum sesuai.

Kapan Membutuhkan Penerjemah Tersumpah?

Tidak setiap terjemahan dokumen perusahaan otomatis membutuhkan penerjemah tersumpah. Kebutuhan itu bergantung pada pihak yang menerima dokumen dan tujuan penggunaannya.

Namun, ketika dokumen akan digunakan untuk kebutuhan resmi, penggunaan jasa penerjemah tersumpah patut dipertimbangkan. Terutama jika dokumen akan diperiksa oleh institusi pemerintah, penasihat hukum, notaris, atau pihak lain yang meminta terjemahan resmi.

Apa Keuntungan Menggunakan Penerjemah Tersumpah?

Penerjemah tersumpah memiliki kompetensi untuk menangani dokumen resmi. Dalam pengerjaannya, penerjemah perlu memperhatikan istilah, struktur, angka, nama, serta informasi lain yang tercantum pada dokumen sumber.

Konsistensi istilah menjadi perhatian penting. Jika satu istilah diterjemahkan dengan beberapa bentuk berbeda tanpa alasan yang jelas, pembaca dapat mengalami kebingungan saat mencocokkannya dengan dokumen asli.

Apakah Akta Pendirian PT Perlu Apostille?

Pertanyaan mengenai Apostille dokumen perusahaan sering muncul ketika akta atau dokumen bisnis akan digunakan di negara lain. Apostille merupakan mekanisme yang berkaitan dengan autentikasi dokumen publik untuk digunakan lintas negara yang menerapkan Konvensi Apostille.

Meski begitu, perusahaan tidak perlu menganggap semua akta pendirian PT otomatis harus menggunakan Apostille. Kebutuhannya tetap bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan permintaan lembaga penerima.

Periksa Ketentuan Negara Tujuan

Sebelum mengurus Apostille, pastikan terlebih dahulu negara tujuan termasuk dalam cakupan mekanisme tersebut. Setelah itu, periksa apakah dokumen yang akan digunakan memenuhi persyaratan untuk proses Apostille.

Pihak penerima juga perlu ditanya secara langsung. Bisa saja mereka meminta dokumen asli, salinan tertentu, terjemahan tersumpah, atau kombinasi beberapa dokumen.

Dokumen PT Apa Saja yang Mungkin Diminta Investor?

Investor asing biasanya memerlukan informasi perusahaan secara cukup lengkap sebelum mengambil keputusan. Akta pendirian menjadi salah satu bagian dari kumpulan dokumen yang mungkin masuk dalam proses pemeriksaan.

Beberapa dokumen yang mungkin diminta antara lain:

Akta pendirian dan perubahan anggaran dasar.
Dokumen pengesahan badan hukum.
Data administrasi perusahaan.
Dokumen perizinan berusaha.
Informasi struktur pemegang saham.
Dokumen perpajakan perusahaan.
Perjanjian atau kontrak tertentu.
Laporan keuangan dan laporan tahunan.
Dokumen yang berkaitan dengan aset perusahaan.

Pastikan Informasi Antar-Dokumen Konsisten

Nama perusahaan perlu ditulis dengan cara yang sama pada dokumen yang berbeda. Begitu pula dengan nama pemegang saham, alamat, nomor dokumen, tanggal, serta angka modal.

Perbedaan data dapat memunculkan pertanyaan saat pemeriksaan. Investor mungkin meminta penjelasan tambahan untuk memastikan apakah perbedaan tersebut hanya kesalahan penulisan atau memang menunjukkan informasi yang berbeda.

Peran Penerjemah, Proofreading, Apostille, dan Alat Interpreting

Urusan investasi lintas negara sering melibatkan beberapa kebutuhan bahasa sekaligus. Ada dokumen yang harus diterjemahkan, ada hasil terjemahan yang perlu diperiksa, dan ada pertemuan yang membutuhkan interpreter.

Beberapa layanan yang dapat digunakan meliputi:

Penerjemah tersumpah, untuk dokumen resmi yang mensyaratkan terjemahan tersumpah.
Proofreading, untuk memeriksa kesalahan nama, istilah, angka, dan konsistensi terjemahan.
Apostille atau legalisasi, sesuai kebutuhan dokumen dan negara tujuan.
Interpreter, untuk membantu komunikasi langsung dengan investor asing.
Alat interpreting, untuk rapat, konferensi, presentasi, atau acara dengan banyak peserta.

Proofreading Membantu Menemukan Kesalahan Kecil

Dokumen terjemahan dapat terlihat rapi ketika dibaca sekilas. Namun, kesalahan angka atau nama sering baru terlihat ketika dokumen dibandingkan dengan versi aslinya.

Karena itu, proofreading sebaiknya dilakukan sebelum dokumen dikirim. Pemeriksaan tersebut membantu memastikan setiap bagian penting tetap konsisten.

Alat Interpreting untuk Pertemuan dengan Investor

Pertemuan investor bisa melibatkan banyak orang dengan latar bahasa berbeda. Dalam situasi seperti itu, interpreter perlu didukung perangkat komunikasi yang sesuai.

Alat interpreting dapat membantu peserta mengikuti pembicaraan dengan lebih nyaman. Perangkat tersebut terutama berguna dalam rapat besar, konferensi, seminar, presentasi, atau agenda bisnis yang menghadirkan banyak peserta.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Translate Akta Pendirian PT

Beberapa perusahaan masih menganggap penerjemahan sebagai tahap sederhana. Akibatnya, proses dikerjakan terburu-buru dan baru diperiksa ketika dokumen sudah akan dikirim.

Padahal, ada sejumlah kesalahan yang cukup sering terjadi, seperti:

Mengandalkan terjemahan otomatis tanpa pemeriksaan profesional.
Menerjemahkan istilah hukum secara harfiah.
Salah menulis nama atau angka.
Melewatkan lampiran akta.
Tidak menanyakan persyaratan pihak penerima.
Mengurus Apostille tanpa memastikan kebutuhannya.
Melewatkan proofreading.
Mengirim dokumen dengan format yang tidak sesuai permintaan.

Masalah lain muncul ketika kebutuhan legalisasi baru diketahui setelah terjemahan selesai. Pada kondisi tertentu, perusahaan harus melakukan proses tambahan sebelum dokumen dapat diterima.

FAQ Seputar Translate Akta Pendirian PT

Apakah translate akta pendirian PT harus menggunakan penerjemah tersumpah?

Tidak selalu. Jika investor atau institusi penerima secara khusus meminta terjemahan resmi, perusahaan sebaiknya menggunakan penerjemah tersumpah yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Apakah akta pendirian PT wajib menggunakan Apostille?

Tidak otomatis. Kebutuhan Apostille mengikuti negara tujuan, jenis dokumen, dan ketentuan pihak yang menerima dokumen.

Apakah alat interpreting diperlukan saat bertemu investor asing?

Alat interpreting dapat digunakan ketika pertemuan melibatkan banyak peserta atau beberapa bahasa. Dukungan perangkat yang tepat membantu interpreter menyampaikan pembicaraan secara lebih jelas.

Kesimpulan

Translate akta pendirian PT perlu dilakukan dengan cermat ketika perusahaan sedang mempersiapkan dokumen untuk investor asing. Isi akta harus tetap akurat, termasuk nama, angka, tanggal, struktur kepemilikan, serta istilah yang memiliki konteks hukum.

Selain penerjemahan, perusahaan perlu mengecek kebutuhan penerjemah tersumpah, proofreading, legalisasi, atau Apostille. Semuanya bergantung pada tujuan penggunaan dan persyaratan pihak penerima.

Dengan persiapan yang tepat, urusan birokrasi dan perbedaan bahasa dapat ditangani dengan lebih terarah. Bantuan profesional juga membuat perusahaan memiliki tempat untuk berkonsultasi ketika menemukan persyaratan dokumen yang belum jelas.

Hubungi kami sekarang untuk layanan terbaik:
WA: 0856-6671-475
Email: admin@translationtransfer.com
Instagram: @translationtransfer

Referensi

Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum Republik Indonesia. Portal Administrasi Hukum Umum.
https://ahu.go.id/
Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum Republik Indonesia. Portal Perseroan Terbatas.
https://ptp.ahu.go.id/
Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum Republik Indonesia. Layanan Apostille.
https://apostille.ahu.go.id/
Hague Conference on Private International Law (HCCH). Apostille Convention.
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
https://peraturan.bpk.go.id/Details/39965/uu-no-40-tahun-2007
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang.
https://peraturan.bpk.go.id/Details/246523/uu-no-6-tahun-2023