Syarat KITAS Pekerja: Dokumen dan Sponsor yang Dibutuhkan

Banyak orang bingung saat pertama kali membuka daftar syarat KITAS pekerja. Wajar. Aturannya sudah beberapa kali berubah, dan panduan lama yang masih beredar di internet sering membuat pemohon salah langkah.

Satu kesalahan kecil pada berkas saja bisa menunda proses sampai berminggu-minggu. Pasalnya, imigrasi menilai dari dua arah sekaligus, yaitu berkas pribadi si pekerja dan legalitas perusahaan yang menjadi sponsornya.

Ada satu hal yang kerap terlewat. Dokumen berbahasa asing tidak otomatis diterima instansi di Indonesia, sehingga ijazah, surat pengalaman kerja, dan akta dari luar negeri biasanya perlu legalisasi serta terjemahan resmi. Di titik inilah jasa Penerjemah Tersumpah dan Apostille berperan, dan peran itu sulit digantikan.

Menurut saya, setelah cukup lama mengikuti isu legalitas dokumen, banyak kasus gagal terjadi karena urusan administrasi, padahal kualifikasi pekerjanya sudah memadai. Ijazah tanpa Apostille, atau terjemahan yang dikerjakan orang tanpa sumpah, bisa membuat berkas dikembalikan. Ujungnya, perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan, jadwal kerja mundur, dan izin pun berisiko ditolak.

Di bawah ini, kita bahas syarat KITAS pekerja mulai dari sponsor, dokumen pribadi, dan alur pengajuan, sampai peran jasa bahasa profesional. Ikuti sampai akhir, supaya berkas kamu rapi sejak awal.

Syarat KITAS Pekerja: Pengertian dan Dasar Hukumnya

KITAS atau Kartu Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal untuk orang asing yang bekerja secara sah di Indonesia. Imigrasi menerbitkannya dengan indeks E23 bagi tenaga kerja asing yang dipekerjakan oleh sponsor berbentuk badan hukum.

Soal izin kerja, dulu ada IMTA. Sekarang dokumen itu tidak berlaku terpisah lagi, karena pengesahan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing) dari Kementerian Ketenagakerjaan sudah berfungsi sebagai izin kerja, sesuai PP 34/2021 dan Permenaker 8/2021.

Begitu RPTKA disahkan, sponsor mengajukan Visa Tinggal Terbatas (VITAS) lewat portal evisa.imigrasi.go.id. Pekerja lalu masuk ke Indonesia memakai visa E23 dan merekam data biometrik di kantor imigrasi sampai kartu KITAS terbit.

Jadi, syarat KITAS pekerja tidak pernah berdiri sendiri. Izin ini selalu bergantung pada izin ketenagakerjaan dan sponsor yang sah. Urutannya pun tidak bisa dibalik.

Syarat Sponsor KITAS Pekerja yang Wajib Dipenuhi

Sponsor memegang peran paling besar dalam syarat KITAS pekerja, sebab imigrasi ingin tahu siapa yang bertanggung jawab di Indonesia. Ini ketentuan utama bagi sponsor KITAS pekerja:

• Berbentuk badan hukum Indonesia, misalnya PT, PT PMA, atau kantor perwakilan. Perseorangan tidak bisa menjadi sponsor.
• Memiliki akta pendirian, pengesahan Kementerian Hukum (dulu Kemenkumham), NIB, dan NPWP perusahaan.
• Punya RPTKA yang sudah disahkan untuk jabatan dan jangka waktu tertentu.
• Membayar Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKP-TKA) sebesar USD 100 per bulan untuk tiap pekerja.
• Menyiapkan tenaga kerja pendamping WNI beserta program alih keahlian, sesuai jabatan yang berlaku.
• Mendaftarkan pekerja asing pada asuransi atau BPJS sesuai ketentuan.

Sponsor juga harus memilih kategori izin dengan benar. Direktur asing yang memegang saham cukup besar, misalnya, sering lebih tepat memakai KITAS Investor (E28A) ketimbang KITAS Pekerja.

Soal pekerja pendamping, tugasnya membantu alih keahlian kepada tenaga lokal. Kementerian Ketenagakerjaan bisa menanyakan hal ini, tergantung jabatan yang diajukan.

Dokumen yang Harus Disiapkan Pekerja Asing

Sekarang giliran sisi pekerja. Syarat KITAS pekerja dari sisi dokumen pribadi mencakup berkas berikut:

• Paspor dengan masa berlaku yang cukup untuk seluruh durasi izin tinggal.
• Pas foto terbaru sesuai ketentuan imigrasi.
• Curriculum vitae (CV) yang cocok dengan jabatan di RPTKA.
• Ijazah dan transkrip nilai pendidikan terakhir.
• Surat pengalaman kerja atau sertifikat kompetensi yang relevan.
• Kontrak kerja atau surat penunjukan dari perusahaan sponsor.

Kebutuhan pastinya bisa berbeda untuk tiap jabatan dan kantor imigrasi. Karena itu, cek ketentuan terbaru sebelum mengajukan.

Dari semua berkas itu, ijazah dan surat pengalaman kerja paling sering bermasalah. Biasanya dokumen tersebut berbahasa asing dan terbit di luar negeri, jadi pemohon perlu mengurus Apostille serta terjemahan tersumpah lebih dulu.

Alur Pengajuan KITAS Pekerja dari Awal hingga Terbit

Garis besarnya, pengajuan berjalan lewat lima langkah yang berurutan:

1. Sponsor mengajukan RPTKA lewat TKA Online Kementerian Ketenagakerjaan, lalu membayar DKP-TKA.
2. Kementerian Ketenagakerjaan mengesahkan RPTKA setelah pembayaran terkonfirmasi.
3. Sponsor mengajukan visa E23 melalui portal e-visa imigrasi.
4. Pekerja mengambil e-visa di luar negeri, kemudian masuk ke Indonesia.
5. Pekerja melapor ke imigrasi, merekam biometrik, dan menerima KITAS.

Satu catatan. Pekerja yang sudah berada di Indonesia dengan izin kunjungan mungkin harus melewati tahap tambahan, sehingga banyak perusahaan memilih agar pekerja langsung masuk dengan visa E23.

Biaya dan Masa Berlaku KITAS Pekerja

Mulai dari masa berlaku. KITAS pekerja indeks E23 umumnya berlaku satu atau dua tahun dan bisa diperpanjang, mengikuti jangka waktu RPTKA yang sudah disahkan.

Soal biaya, sponsor menanggung DKP-TKA sebesar USD 100 per bulan, atau USD 1.200 per tahun untuk setiap pekerja. Biaya e-visa dan pengurusan lainnya bergantung pada jalur serta lama izin.

Hitung anggarannya sejak awal. Dengan begitu, tidak ada kejutan biaya di tengah jalan.

Baca Juga : Working Holiday Visa: Syarat Terbaru dan Panduan Lengkapnya

Peran Penerjemah Tersumpah dan Apostille dalam Pengurusan KITAS

Dokumen asing baru berguna kalau pejabat Indonesia bisa membacanya dan memercayainya. Karena itu, jasa bahasa profesional menjadi bagian penting dari solusi syarat KITAS pekerja.

Apostille untuk Ijazah dan Dokumen Luar Negeri

Indonesia sudah menjadi pihak Konvensi Apostille lewat Perpres 2/2021. Dokumen publik dari negara anggota cukup memakai satu sertifikat Apostille, sehingga legalisasi berantai tidak diperlukan lagi.

Untuk dokumen Indonesia yang akan dipakai di luar negeri, Ditjen AHU Kementerian Hukum yang menerbitkan Apostille-nya. Layanan ini berguna kalau kamu perlu mengurus dokumen keluarga atau perusahaan untuk negara lain.

Penerjemah Tersumpah untuk Dokumen Resmi

Penerjemah tersumpah mengerjakan terjemahan dengan pengesahan resmi, jadi instansi menerima hasilnya sebagai dokumen legal. Ijazah, akta, dan surat pengalaman kerja berbahasa asing sebaiknya lewat jalur ini.

Terjemahan biasa tanpa pengesahan berisiko ditolak. Ongkos memperbaikinya sering lebih mahal daripada ongkos mengerjakannya dengan benar sejak awal.

Proofreading dan Dukungan Interpreting

Proofreading memastikan CV, surat sponsor, dan kontrak kerja bersih dari salah ejaan nama atau istilah. Sementara itu, penyewaan alat interpreting membantu perusahaan menggelar orientasi, pelatihan, dan rapat bersama pekerja asing dengan lancar.

Singkatnya, Apostille dan terjemahan tersumpah membuat dokumen kamu sah di mata birokrasi. Tanpa keduanya, berkas yang kelihatan lengkap pun bisa gagal diverifikasi.

Baca Juga : Birth Certificate: Cara Terjemah Tersumpah ke Bahasa Indonesia

Kesalahan Umum saat Mengurus Syarat KITAS Pekerja

Banyak pengajuan tertunda karena kesalahan yang sebenarnya mudah dihindari. Inilah yang paling sering terjadi:

• Ijazah luar negeri belum diapostille.
• Terjemahan dikerjakan pihak yang bukan penerjemah tersumpah.
• Ejaan nama di paspor berbeda dengan nama di ijazah.
• Jabatan pada RPTKA tidak cocok dengan kualifikasi pekerja.
• Kategori izin keliru, misalnya memakai E23 padahal layak E28A.
• Dokumen sudah kedaluwarsa saat diajukan.

Pemeriksaan awal yang teliti menghemat waktu dan biaya. Kerjakan di depan, jangan menunggu berkas dikembalikan.

Tips Menyiapkan Dokumen KITAS Kerja agar Lolos Verifikasi

Supaya syarat KITAS pekerja terpenuhi dengan mulus, terapkan langkah praktis ini:

1. Cek masa berlaku paspor dan semua dokumen sejak awal.
2. Samakan ejaan nama pada paspor, ijazah, dan kontrak kerja.
3. Urus Apostille untuk dokumen luar negeri sebelum diterjemahkan.
4. Pakai Penerjemah Tersumpah untuk setiap dokumen berbahasa asing.
5. Minta proofreading untuk CV dan surat resmi sebelum diunggah.
6. Simpan salinan digital semua berkas dengan rapi.

Jangan menunda pengurusan Apostille dan terjemahan. Keduanya butuh waktu, dan waktu itu sering lebih lama dari perkiraan.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Baca Juga : Daftar Paten Asing: Panduan Jalur Pendaftaran di Indonesia

Apakah ijazah harus diapostille untuk memenuhi syarat KITAS pekerja?

Pada umumnya ya, kalau ijazah terbit di negara anggota Konvensi Apostille. Setelah itu, Penerjemah Tersumpah menerjemahkannya ke bahasa Indonesia. Konfirmasikan ketentuan akhir ke instansi terkait.

Siapa yang boleh menerjemahkan dokumen KITAS kerja?

Dokumen resmi sebaiknya diterjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah. Hasilnya memuat pengesahan resmi, sehingga lebih mudah diterima instansi. Terjemahan biasa umumnya kurang cukup.

Kapan perusahaan perlu menyewa alat interpreting untuk pekerja asing?

Perusahaan perlu menyewanya saat menggelar orientasi, pelatihan keselamatan, atau rapat besar dengan peserta berbeda bahasa. Alat ini menjaga informasi tetap akurat. Hasilnya, pekerja asing paham aturan kerja sejak hari pertama.

Kesimpulan

Intinya, syarat KITAS pekerja meliputi sponsor yang sah, RPTKA yang disahkan, visa E23, dan dokumen pribadi yang lengkap. Dokumen asing juga perlu Apostille dan terjemahan tersumpah agar diterima instansi.

Urusan birokrasi, legalitas, dan komunikasi bahasa bisa selesai dengan bantuan profesional. Dengan dukungan Apostille, Penerjemah Tersumpah, proofreading, dan alat interpreting, prosesnya berjalan lebih cepat dan aman.

Hubungi kami sekarang untuk layanan terbaik:

WA: 0856-6671-475

Email: admin@translationtransfer.com

Instagram: @translationtransfer

Referensi

1. Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille).
2. Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.
3. Kementerian Ketenagakerjaan RI. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 8 Tahun 2021 tentang Tata Cara Penggunaan Tenaga Kerja Asing. https://kemnaker.go.id
4. Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum RI. Layanan Apostille. https://ahu.go.id
5. Direktorat Jenderal Imigrasi. Layanan Visa dan Izin Tinggal (e-Visa). https://evisa.imigrasi.go.id
6. Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI). Informasi profesi penerjemah. https://hpi.or.id