Apa Itu Apostille dan Kenapa Dokumen Wajib Memilikinya

Apa Itu Apostille dan Kenapa Dokumen Wajib Memilikinya – Saat mengurus keperluan ke luar negeri, mulai dari melanjutkan pendidikan, bekerja, hingga menikah dengan warga negara asing, istilah apostille mungkin sering Anda dengar.

Belakangan, banyak instansi di negara lain mensyaratkan apostille sebelum dokumen publik asal Indonesia bisa dinyatakan sah dan berlaku di wilayah mereka.

Meski begitu, tidak sedikit masyarakat yang masih bingung mengenai definisi apostille, alasan dokumen wajib memilikinya, serta bagaimana cara mengurusnya.

Melalui artikel ini, Anda akan mendapatkan penjelasan menyeluruh mulai dari pengertian apostille, landasan hukumnya di Indonesia, manfaat yang diperoleh, sampai langkah pengurusannya.

Mengenal Pengertian Apostille

Apostille merupakan sertifikat pengesahan yang menegaskan keabsahan tanda tangan, kedudukan pejabat penandatangan, serta stempel resmi yang tertera pada dokumen publik, sehingga dokumen tersebut bisa diakui di negara lain tanpa harus melalui serangkaian proses legalisasi yang panjang.

Sistem ini berasal dari Konvensi Den Haag 1961 mengenai penghapusan syarat legalisasi atas dokumen publik asing, yang hadir untuk mempermudah pengesahan dokumen antarnegara yang sebelumnya rumit dan memakan waktu.

Awal Mula Konvensi Apostille

Konvensi ini disepakati pertama kali di kota Den Haag, Belanda, tepatnya pada 5 Oktober 1961.

Munculnya konvensi ini dilatarbelakangi oleh semakin eratnya hubungan antarwarga negara yang kerap membutuhkan dokumen bersifat publik, padahal dalam praktiknya dokumen asal luar negeri harus lebih dulu dilegalisasi lewat jalur diplomatik atau konsuler agar sah digunakan di negara lain (Jawahir Thontowi, 2006).

Cara legalisasi konvensional semacam ini kerap dinilai rumit dan menyulitkan, khususnya untuk dokumen bernuansa hukum seperti akta perceraian maupun surat kuasa.

Kedudukan Indonesia dalam Konvensi Apostille

Sejak 5 Oktober 2021, Indonesia resmi mengaksesi Konvensi Apostille dan tercatat sebagai negara anggota konvensi tersebut, meskipun aturannya baru berlaku efektif pada 4 Juni 2022 setelah tidak ada satu pun negara anggota lain yang menyatakan keberatan.

Aksesi ini diwujudkan Indonesia melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.

Menindaklanjuti hal tersebut, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia menerbitkan Peraturan Nomor 6 Tahun 2022 yang mengatur Layanan Legalisasi Apostille sebagai landasan pelaksanaan layanan bagi masyarakat.

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia ditunjuk sebagai Competent Authority yang berwenang menerbitkan apostille dalam proses legalisasi dokumen di Indonesia.

Bahkan, layanan ini kini dapat diakses secara daring melalui laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, sehingga masyarakat tidak perlu lagi mendatangi kantor secara langsung untuk mengurus legalisasi dokumen publik mereka.

Baca Juga: Apa Fungsi Apostille untuk Kebutuhan Luar Negeri?

Alasan Dokumen Wajib Memiliki Apostille

Keharusan memiliki apostille bukanlah sekadar prosedur administratif biasa, melainkan syarat hukum yang menentukan keabsahan sebuah dokumen di hadapan negara tujuan.

Berikut sejumlah alasan utama mengapa apostille menjadi kebutuhan penting bagi dokumen Anda.

Berlaku dan Diakui di Banyak Negara

Sertifikat apostille diakui keabsahannya oleh lebih dari seratus dua puluh negara yang tergabung dalam Konvensi Apostille, sehingga dokumen publik asal Indonesia yang sudah dibubuhi apostille dapat langsung dipakai di negara anggota lain tanpa memerlukan legalisasi tambahan dari kedutaan besar negara tujuan.

Kondisi ini tentu sangat meringankan warga negara Indonesia yang memiliki urusan administratif di luar negeri, baik untuk pendidikan, pekerjaan, maupun keperluan keluarga.

Proses Menjadi Lebih Ringkas dan Cepat

Sebelum sistem apostille diberlakukan, dokumen publik harus melewati legalisasi berjenjang, dimulai dari notaris, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Luar Negeri, hingga kedutaan besar negara tujuan.

Setelah apostille diterapkan, seluruh tahapan tersebut dipangkas menjadi satu sertifikat resmi yang diterbitkan oleh Competent Authority di negara asal dokumen, sehingga waktu dan biaya yang dikeluarkan jauh lebih hemat.

Menjadi Syarat Utama Berbagai Kebutuhan Internasional

Berbagai keperluan internasional kerap mensyaratkan apostille secara mutlak, seperti melanjutkan pendidikan ke luar negeri, mengurus visa kerja, menikah dengan warga negara asing, membuka usaha di negara lain, maupun proses pengangkatan anak lintas negara.

Jika tidak memiliki apostille, dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, akta nikah, atau surat kuasa berpotensi ditolak oleh instansi negara tujuan karena dianggap belum sah secara hukum di luar wilayah Indonesia.

Jenis Dokumen yang Membutuhkan Apostille

Sejumlah dokumen publik yang umumnya memerlukan apostille di antaranya akta kelahiran, akta kematian, akta nikah maupun cerai, ijazah beserta transkrip nilai, surat keterangan catatan kepolisian, surat kuasa, dan akta pendirian perusahaan.

Setiap dokumen tersebut harus melewati verifikasi keasliannya lebih dulu sebelum apostille dapat diterbitkan oleh pihak berwenang.

Tahapan Mengurus Apostille di Indonesia

Pada umumnya, pengurusan apostille dimulai dengan memastikan dokumen asli dalam keadaan lengkap dan sah, lalu diajukan melalui sistem legalisasi daring milik Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Sesudah proses verifikasi rampung, dokumen akan diberikan sertifikat apostille yang melekat langsung pada dokumen tersebut.

Bagi masyarakat yang belum terbiasa dengan sistem ini, memanfaatkan jasa penerjemah dan layanan legalisasi profesional bisa menjadi pilihan tepat agar proses berjalan lebih cepat dan terhindar dari risiko penolakan akibat kekeliruan administratif.

Baca Juga: Apa yang Terjadi jika Akta Kelahiran Anak Beda Ejaan Nama

FAQ Seputar Apostille

1. Apa yang membedakan apostille dari legalisasi biasa?

Legalisasi biasa membutuhkan pengesahan berjenjang dari beberapa instansi, termasuk kedutaan besar, sementara apostille hanya perlu diterbitkan sekali oleh Competent Authority di negara asal dokumen dan langsung diakui oleh seluruh negara anggota konvensi.

2. Kapan Indonesia mulai menerapkan sistem apostille?

Layanan legalisasi apostille resmi diterapkan di Indonesia sejak 4 Juni 2022, setelah aksesi konvensi disahkan melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021.

3. Instansi apa yang memiliki wewenang menerbitkan apostille di Indonesia?

Kewenangan sebagai Competent Authority penerbit apostille dipegang oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

4. Apakah sertifikat apostille dari Indonesia diakui semua negara?

Pengakuan apostille hanya berlaku di negara yang telah menjadi anggota Konvensi Apostille Den Haag.

Untuk negara yang bukan anggota konvensi, dokumen tetap harus melalui proses legalisasi konvensional.

5. Berapa lama proses pengurusan apostille biasanya berlangsung?

Lama waktu pengurusan bergantung pada jenis dokumen dan kelengkapan berkas yang diajukan, tetapi secara keseluruhan prosesnya jauh lebih singkat dibandingkan legalisasi berjenjang sebelum sistem apostille diberlakukan.

Baca Juga: Bagaimana Cara Translate Akta Kelahiran untuk Visa Anak

Jasa Apostille Terpercaya Hanya di Translation Transfer!

Apostille hadir sebagai solusi penting yang mempermudah proses legalisasi dokumen publik Indonesia agar diakui secara sah di negara anggota Konvensi Apostille.

Dengan memahami pengertian apostille serta alasan dokumen wajib memilikinya, Anda akan lebih siap dalam mempersiapkan berbagai keperluan administratif internasional, baik untuk pendidikan, pekerjaan, maupun urusan keluarga di luar negeri.

Jangan tunda impian untuk melanjutkan studi, bekerja di luar negeri, mengurus visa, mengajukan beasiswa, atau kebutuhan administrasi internasional lainnya.

Pastikan seluruh dokumen apostille Anda dipersiapkan secara benar, akurat, dan profesional bersama Translation Transfer.

Dengan layanan cepat, resmi, harga terjangkau, serta dikerjakan oleh penerjemah tersumpah, kami siap membantu proses legalisasi dokumen Anda menjadi lebih aman, mudah, dan efisien.

Percayakan kebutuhan legalisasi dokumen Anda kepada Translation Transfer agar setiap proses berjalan lancar dari awal hingga selesai.

Hubungi Translation Transfer sekarang juga melalui WhatsApp 0856-6671-475 atau kirim email ke admin@translationtransfer.com untuk konsultasi maupun pemesanan layanan.

Anda juga dapat mengikuti Instagram @translationtransfer untuk mendapatkan informasi terbaru seputar layanan penerjemahan dokumen, legalisasi, dan berbagai kebutuhan administrasi lainnya.

Jangan lupa kunjungi website https://penerjemahresmi.id/penerjemah-tersumpah/ untuk mengetahui informasi layanan secara lengkap, membaca artikel bermanfaat, serta mendapatkan solusi terbaik sesuai kebutuhan Anda.

Referensi

1. Jawahir Thontowi. (2006). Hukum internasional di Indonesia: Dinamika, teori, dan praktik. Yogyakarta: Madyan Press.
2. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. (2021). Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents. Jakarta: Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI.
3. Rabbani, N. F., & Jaelani, E. (2024). Efektivitas dan hambatan yang timbul dari penegakan Konvensi Apostille di Indonesia. ALADALAH: Jurnal Politik, Sosial, Hukum dan Humaniora, 2(2), 181 sampai 190. https://doi.org/10.59246/aladalah.v2i2.805
4. Hukumonline. (2022). Seluk beluk mekanisme apostille di Indonesia. https://www.hukumonline.com/berita/a/seluk-beluk-mekanisme-apostille-di-indonesia-lt62dfc2cd52c4b