Apa yang Terjadi jika Dokumen KITAS Kerja Tidak Diterjemahkan Tersumpah

Oleh : Wahyu Jum’ah Maulidan

Apa yang Terjadi jika Dokumen KITAS Kerja Tidak Diterjemahkan Tersumpah | Bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang mempekerjakan tenaga kerja asing dan bagi WNA itu sendiri, proses pengurusan KITAS kerja adalah salah satu aspek administratif yang paling kritis dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan imigrasi yang berlaku. Di tengah kompleksitas proses ini, ada komponen yang sering kali dianggap sepele tapi ternyata bisa menjadi sumber masalah yang sangat mengganggu: dokumen-dokumen asing yang diperlukan dalam proses KITAS kerja yang tidak diterjemahkan tersumpah ke dalam Bahasa Indonesia sesuai standar yang berlaku.

Dokumen KITAS Kerja yang Memerlukan Terjemahan Tersumpah

Sebelum membahas konsekuensinya, penting untuk memahami dokumen-dokumen spesifik apa saja yang dalam proses KITAS kerja memerlukan terjemahan tersumpah ke dalam Bahasa Indonesia.

Ijazah dan sertifikat keahlian profesional yang digunakan sebagai bukti kualifikasi WNA untuk posisi yang akan diisi adalah dokumen yang paling sering memerlukan terjemahan tersumpah. Direktorat Jenderal Imigrasi dan Kementerian Ketenagakerjaan yang terlibat dalam proses perizinan tenaga kerja asing perlu bisa memverifikasi dan memahami kualifikasi yang dimiliki WNA, dan tanpa terjemahan tersumpah dari dokumen yang berbahasa asing, verifikasi ini tidak bisa dilakukan secara formal.

Baca juga : Layanan Translator KK Bahasa Belanda Terpercaya & Resmi

Dokumen identitas seperti akta kelahiran yang mungkin diperlukan dalam proses verifikasi identitas juga perlu diterjemahkan tersumpah. Kontrak kerja yang diterbitkan dalam bahasa asing perlu diterjemahkan tersumpah sesuai dengan kewajiban yang sudah dibahas dalam artikel tentang kontrak ekspatriat yang wajib berbahasa Indonesia.

Konsekuensi Pertama: Berkas Ditolak pada Tahap Administrasi

Konsekuensi yang paling langsung dan paling sering terjadi adalah penolakan berkas pada tahap pemeriksaan administrasi oleh instansi yang memproses KITAS kerja. Petugas yang memeriksa kelengkapan berkas akan mendeteksi ketiadaan terjemahan tersumpah untuk dokumen-dokumen yang memerlukannya dan akan mengembalikan berkas dengan permintaan untuk melengkapi kekurangan tersebut.

Penolakan di tahap administrasi memerlukan pengulangan proses pengajuan berkas setelah kekurangan dipenuhi, yang berarti penundaan waktu yang bisa cukup signifikan tergantung pada kecepatan proses terjemahan tersumpah dan antrian pengajuan berikutnya. Dalam konteks WNA yang mungkin sudah tiba di Indonesia dengan visa kunjungan dan menunggu KITAS kerjanya selesai diproses, penundaan ini bisa menciptakan situasi keimigrasian yang tidak nyaman.

Konsekuensi Kedua: Penundaan Proses RPTKA dan IMTA

Pengurusan KITAS kerja tidak bisa dilepaskan dari dua proses yang harus diselesaikan terlebih dahulu oleh perusahaan pemberi kerja, yaitu persetujuan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA dan penerbitan Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing atau IMTA. Kedua proses ini melibatkan Kementerian Ketenagakerjaan dan memerlukan dokumen kualifikasi WNA yang lengkap termasuk terjemahan tersumpah dari ijazah dan sertifikat keahlian yang relevan.

Baca juga : Translate KK & KTP Tersumpah Kemenkumham untuk WHV Australia

Jika dokumen kualifikasi tidak diterjemahkan tersumpah dengan benar, proses persetujuan RPTKA dan penerbitan IMTA bisa tertunda atau ditolak karena Kemenaker tidak bisa memverifikasi bahwa WNA yang bersangkutan memang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang akan diisi. Penundaan di tahap ini berdampak langsung pada keseluruhan proses KITAS karena IMTA adalah salah satu dokumen prerequisite untuk penerbitan KITAS kerja.

Konsekuensi Ketiga: Risiko Operasional bagi Perusahaan

Selain dampak langsung pada proses perizinan, ada konsekuensi operasional yang lebih luas bagi perusahaan yang tidak memastikan semua dokumen KITAS kerja karyawan asingnya memenuhi persyaratan yang berlaku.

WNA yang bekerja di Indonesia tanpa KITAS kerja yang sah karena proses yang tertunda adalah risiko hukum yang sangat serius bagi perusahaan. Regulasi ketenagakerjaan Indonesia memberikan sanksi yang cukup berat bagi perusahaan yang mempekerjakan TKA tanpa dokumen yang sah, mulai dari denda administratif hingga pencabutan izin usaha dalam kasus yang sangat serius.

Departemen imigrasi Indonesia melakukan inspeksi secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi imigrasi dan ketenagakerjaan, dan ketidakpatuhan yang ditemukan dalam inspeksi bisa mengakibatkan konsekuensi yang sangat mengganggu operasional bisnis.

Konsekuensi Keempat: Dampak pada WNA yang Bersangkutan

Dari sudut pandang WNA yang bersangkutan, tertundanya KITAS kerja karena masalah dokumen menciptakan situasi keimigrasian yang bisa sangat tidak nyaman dan bahkan berpotensi mempermasalahkan statusnya di Indonesia.

Baca juga : Apostille vs Legalisasi: Mana yang Dibutuhkan untuk Kerja ke Luar Negeri?

WNA yang tiba di Indonesia dengan visa kunjungan sambil menunggu KITAS kerja diproses memiliki batas waktu tinggal yang terbatas sesuai masa berlaku visa kunjungan tersebut. Jika proses KITAS tertunda melampaui masa berlaku visa kunjungan karena masalah dokumen yang seharusnya bisa dihindari, WNA akan menghadapi situasi overstay yang memiliki konsekuensi imigrasi yang sangat serius termasuk denda dan potensi larangan masuk ke Indonesia di masa depan.

Peran Departemen HR dan Legal dalam Mencegah Masalah Ini

Departemen HR dan Legal dari perusahaan yang mempekerjakan TKA memiliki tanggung jawab utama dalam memastikan bahwa seluruh proses perizinan TKA berjalan dengan benar, termasuk memastikan bahwa semua dokumen kualifikasi yang diperlukan sudah diterjemahkan tersumpah sesuai standar yang berlaku.

Pembuatan checklist dokumen yang komprehensif untuk setiap TKA baru yang bergabung adalah praktik terbaik yang sangat dianjurkan. Checklist ini harus mencantumkan setiap dokumen yang diperlukan, apakah dokumen tersebut memerlukan apostille, apakah memerlukan terjemahan tersumpah, dan dalam bahasa apa terjemahan diperlukan.

Koordinasi lebih awal dengan penerjemah tersumpah yang terpercaya sebelum TKA baru tiba di Indonesia juga adalah langkah yang sangat strategis. Dengan menghubungi TKA yang akan bergabung jauh sebelum tanggal mulai kerja yang direncanakan dan meminta mereka mengirimkan scan dokumen kualifikasi mereka untuk diproses lebih awal, perusahaan bisa memastikan bahwa terjemahan tersumpah sudah siap sebelum proses pengajuan dimulai.

Baca juga : Bekerja di Luar Negeri: Syarat Dokumen dan Cara Mengurusnya

Solusi Ketika Masalah Sudah Terjadi

Jika masalah sudah terlanjur terjadi karena dokumen KITAS kerja tidak diterjemahkan tersumpah dan berkas sudah ditolak, langkah yang harus segera diambil adalah mengurus terjemahan tersumpah dari penerjemah bersertifikat Kemenkumham untuk semua dokumen yang bermasalah secepat mungkin.

Komunikasikan situasi ini secara transparan dengan kantor imigrasi yang menangani berkas untuk memahami persis dokumen apa yang perlu dilengkapi, dalam format apa, dan dalam jangka waktu berapa. Beberapa kantor imigrasi mungkin memberikan waktu tertentu untuk melengkapi kekurangan tanpa harus mengulang seluruh proses dari awal, sementara yang lain mungkin mensyaratkan pengajuan berkas ulang secara penuh.

Jika status keimigrasian WNA yang bersangkutan terancam karena penundaan, pertimbangkan apakah perpanjangan visa kunjungan atau penggunaan dokumen keimigrasian alternatif yang sah bisa menjadi solusi sementara sambil menunggu proses KITAS selesai.

Kesimpulan

Dokumen KITAS kerja yang tidak diterjemahkan tersumpah menciptakan serangkaian konsekuensi yang saling berkaitan, mulai dari penolakan berkas pada tahap administrasi, penundaan proses RPTKA dan IMTA, risiko operasional dan hukum bagi perusahaan, hingga situasi keimigrasian yang tidak nyaman bagi WNA. Pencegahan melalui persiapan dokumen yang cermat dan penggunaan penerjemah tersumpah bersertifikat yang tepat jauh lebih efisien dan lebih murah dari sisi biaya dan waktu dibandingkan mengatasi konsekuensi yang timbul akibat ketidaklengkapan dokumen yang seharusnya bisa dihindari.

Tertarik? Yuk Pesan Sekarang di Translation Transfer!

Untuk melakukan pemesanan di Translation Transfer atau mendapatkan informasi lebih lanjut tentang kebutuhan terjemahan, Anda bisa menghubungi kami melalui:

📱 WhatsApp: 0856-6671-475
📧 Email: admin@translationtransfer.com
📷 Instagram: @translationtransfer

Jangan biarkan lintas bahasa menghambat kesuksesan Anda! Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan jasa penerjemah tersumpah yang terbaik. Translation Transfer, pilihan terpercaya untuk semua kebutuhan penerjemahan resmi Anda. Selami lebih dalam potensi global Anda dengan bantuan kami! Penasaran dengan profil kami? Klik di sini untuk mengenal lebih jauh tentang kami atau kunjungi website Translation Transfer kami!

Dengan layanan dari Translation Transfer dan penerjemahresmi.id, Anda dapat memastikan bahwa setiap dokumen Anda akan diterjemahkan dengan tingkat akurasi dan profesionalisme yang tinggi. Percayakan kebutuhan jasa Penerjemah Tersumpah Anda kepada kami, dan lihat bagaimana kami dapat membantu Anda mencapai tujuan internasional dengan lebih efektif. Temukan informasi menarik lainnya di media sosial kami  Klik di sini untuk mengikuti. 

Referensi:

Direktorat Jenderal Imigrasi Republik Indonesia. (2025). Persyaratan Permohonan KITAS Tenaga Kerja Asing. https://www.imigrasi.go.id

Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia. (2025). Peraturan tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing: Persyaratan RPTKA dan IMTA. https://www.kemnaker.go.id

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2021.