Apostille Ijazah untuk Kuliah di Italia: Biaya & Prosesnya Lengkap

Penulis: Cintya Arum Pawesti

Apostille Ijazah untuk Kuliah di Italia: Biaya & Prosesnya Lengkap – Mimpi melanjutkan studi ke Italia semakin nyata bagi generasi muda Indonesia saat ini.

Negeri dengan warisan peradaban Renaissance, universitas tertua di dunia, serta sistem pendidikan tinggi yang diakui secara global menjadi daya tarik tersendiri bagi ribuan pelajar Asia Tenggara setiap tahunnya.

Namun di balik pesona itu, ada satu tahapan administratif yang sering kali menjadi batu sandungan pertama: proses apostille ijazah.

Sebagai penulis yang telah mendampingi dan mengamati perjalanan banyak calon mahasiswa Indonesia menuju perguruan tinggi Eropa, saya melihat sendiri bagaimana ketidaktahuan soal apostille bisa menghancurkan impian seseorang hanya karena dokumen yang salah prosedur atau terlambat diproses.

Menurut data Badan Pusat Statistik (BPS) dalam publikasi Statistik Mahasiswa Indonesia di Luar Negeri, jumlah mahasiswa Indonesia yang belajar di luar negeri terus meningkat setiap tahunnya, dengan kawasan Eropa menjadi salah satu destinasi favorit (Sumber: BPS, Statistik Pendidikan 2023).

Data dari UNESCO Institute for Statistics juga mencatat bahwa Italia masuk dalam 10 besar negara tujuan studi internasional di Eropa, dengan lonjakan signifikan mahasiswa asal negara berkembang sejak 2019 (Sumber: UNESCO UIS, Global Flow of Tertiary-Level Students, 2023).

Dari pandangan saya pribadi, apostille adalah “paspor kepercayaan” dokumen kamu di mata hukum internasional, dan memahaminya secara mendalam adalah investasi waktu yang paling berharga sebelum kamu menginjak Bandara Roma Fiumicino.

Apostille Ijazah Italia Itu Apa dan Siapa yang Membutuhkannya?

Apostille adalah pengesahan dokumen resmi yang diakui secara internasional berdasarkan Konvensi Den Haag 1961 (Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents).

Kalau dijelaskan dengan bahasa sehari-hari, apostille adalah stempel atau sertifikat yang dikeluarkan oleh otoritas berwenang di negara asal dokumen, dalam hal ini Indonesia, untuk membuktikan bahwa dokumen tersebut adalah asli dan sah secara hukum.

Tanpa apostille, dokumen seperti ijazah, transkrip nilai, atau akta kelahiran tidak akan diakui oleh institusi pemerintah maupun perguruan tinggi di negara-negara anggota Konvensi Den Haag, termasuk Italia yang merupakan negara penandatangan konvensi tersebut.

Proses ini berbeda dari legalisasi konvensional yang memerlukan rantai panjang pengesahan dari berbagai instansi, karena apostille menyederhanakan prosedur menjadi satu langkah tunggal yang diakui lintas batas negara anggota.

Indonesia secara resmi bergabung dalam Konvensi Apostille Den Haag dan mulai memberlakukannya pada 4 Juni 2022, sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Konvensi Hapus Legalisasi dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM (Permenkumham) Nomor 35 Tahun 2022 yang mengatur teknis pelaksanaannya.

Sebelum bergabung, Indonesia menggunakan sistem legalisasi bertingkat yang melibatkan Kemendikbud/Kemendagri, Kemenlu, dan Kedutaan Besar Italia, sebuah proses yang bisa memakan waktu berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.

Kini, dengan sistem apostille, pengesahan dokumen dapat dilakukan melalui Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) sebagai Competent Authority yang ditunjuk pemerintah Indonesia.

Regulasi terbaru ini menjadi tonggak penting yang secara langsung mempermudah proses persiapan dokumen bagi mahasiswa Indonesia yang hendak kuliah di Italia maupun negara Eropa lainnya.

Lalu, siapa saja yang secara konkret membutuhkan apostille ijazah untuk Italia? Jawabannya mencakup lebih banyak kalangan dari yang mungkin kamu bayangkan.

Bukan cuma mereka yang mendaftar program S2 atau S3, tapi juga mereka yang mengikuti program pertukaran pelajar, beasiswa pemerintah seperti LPDP atau beasiswa Universitas Italia, program joint degree, hingga mereka yang ingin mengikuti ujian masuk atau concorso untuk lembaga pendidikan khusus seperti akademi seni dan arsitektur.

Italia memiliki sistem verifikasi dokumen yang cukup ketat melalui CIMEA (Centro di Informazione sulla Mobilità e le Equivalenze Accademiche), lembaga resmi Italia yang mengevaluasi kesetaraan gelar akademik asing.

CIMEA secara eksplisit mensyaratkan dokumen yang telah dilegalisasi atau di-apostille sesuai Konvensi Den Haag sebagai syarat mutlak dalam proses evaluasi.

Oleh karena itu, siapa pun yang berencana melanjutkan pendidikan formal di Italia wajib memahami dan mempersiapkan apostille ijazahnya jauh sebelum tenggat pendaftaran universitas tiba.

Siapa yang membutuhkan apostille ijazah untuk Italia:

Calon mahasiswa S1 transfer kredit atau advanced standing ke universitas Italia
Calon mahasiswa S2 (Laurea Magistrale) yang mendaftar langsung ke universitas Italia
Calon mahasiswa S3 (Dottorato di Ricerca) yang memerlukan verifikasi gelar sebelumnya
Penerima beasiswa pemerintah Italia seperti Beasiswa Pemerintah Italia/DGAP maupun beasiswa Indonesia seperti LPDP dan Bidikmisi luar negeri
Peserta program pertukaran pelajar Erasmus+ dari perguruan tinggi Indonesia yang bermitra dengan universitas di Italia
Profesional yang mengajukan pengakuan kualifikasi akademik untuk keperluan kerja atau riset di Italia
Peserta program joint degree atau double degree antara universitas Indonesia dan Italia
Pendaftar program Dichiarazione di Valore yang memerlukan dokumen tersertifikasi dan di-apostille

Baca Juga: Syarat Dokumen LPDP Luar Negeri yang Sering Bikin Gagal di Seleksi

Penyebab Apostille Ditolak atau Pending

Proses apostille yang tampak sederhana di permukaan ternyata menyimpan berbagai jebakan teknis yang sering kali tidak disadari oleh pemohon awam.

Berikut adalah penyebab paling umum mengapa permohonan apostille bisa ditolak, dikembalikan, atau tertahan dalam status pending yang berkepanjangan.

1. Dokumen yang Diajukan Bukan Dokumen Asli atau Bukan Turunan Resmi

Salah satu penyebab penolakan yang paling sering terjadi adalah pemohon mengajukan salinan fotokopi ijazah atau transkrip yang tidak dilegalisasi terlebih dahulu oleh instansi penerbit.

Kemenkumham sebagai Competent Authority apostille Indonesia hanya dapat memproses dokumen yang merupakan dokumen asli atau salinan resmi (certified copy) yang dikeluarkan langsung oleh instansi berwenang.

Dalam hal ijazah, ini berarti dokumen harus berasal dari Dikti atau universitas penerbit dengan cap dan tanda tangan pejabat yang masih aktif menjabat.

Masalah ini sering diperparah ketika pemohon tidak mengetahui bahwa tanda tangan pejabat pada ijazah harus dapat diverifikasi oleh Kemenkumham.

Berdasarkan Permenkumham Nomor 35 Tahun 2022 Pasal 7, dokumen yang diajukan untuk apostille harus berasal dari pejabat publik yang terdaftar dalam database Kemenkumham atau dapat diverifikasi melalui koordinasi antar instansi.

Jika rektor atau pejabat penandatangan ijazah sudah tidak menjabat atau datanya belum terdaftar, proses verifikasi bisa langsung tertahan.

Solusi untuk masalah ini adalah memastikan bahwa sebelum mengajukan apostille, ijazah sudah mendapatkan legalisasi dari universitas penerbit, kemudian dari Kemendikbudristek atau Kemenristekdikti untuk memverifikasi keasliannya, sehingga rantai verifikasi dokumen menjadi lengkap dan dapat ditelusuri.

Beberapa universitas sudah memiliki layanan certified copy khusus untuk keperluan legalisasi internasional yang dapat mempermudah proses ini secara signifikan.

Regulasi terbaru yang relevan: Berdasarkan Surat Edaran Kemenkumham Tahun 2023 tentang Tata Cara Pengajuan Apostille, dokumen pendidikan yang diterbitkan oleh lembaga swasta harus disertai dengan legalisasi tambahan dari Dinas Pendidikan setempat atau Kemendikbudristek sebelum dapat diproses apostille, sebagai langkah antisipasi pemalsuan dokumen.

2. Data pada Dokumen Tidak Konsisten dengan Dokumen Identitas

Ketidaksesuaian nama, tanggal lahir, atau nomor identitas antara ijazah dan dokumen identitas resmi seperti KTP atau paspor adalah penyebab umum kedua yang sering mengakibatkan penolakan.

Dalam banyak kasus, pemohon memiliki nama yang berbeda penulisannya di ijazah lama, misalnya menggunakan ejaan lama atau singkatan, dibandingkan dengan paspor yang menggunakan ejaan baru atau nama lengkap sesuai akta kelahiran terbaru.

Hal ini menjadi sangat kritis karena Kemenkumham mencocokkan data pemohon dengan dokumen identitas yang dilampirkan, dan setiap inkonsistensi sekecil apa pun dapat menjadi alasan permohonan dikembalikan tanpa diproses.

Selain itu, pihak universitas Italia atau CIMEA ketika menerima dokumen juga akan mencocokkan nama pada apostille dengan nama pada paspor pemohon, sehingga ketidaksesuaian di level mana pun akan menjadi masalah baru yang harus diselesaikan dari awal.

Jika memang terdapat perbedaan nama, pemohon harus terlebih dahulu mengurus Surat Keterangan Penyamaan Nama dari pejabat yang berwenang seperti notaris atau instansi pemerintah setempat yang menjelaskan bahwa kedua nama tersebut merujuk pada orang yang sama, sebelum mengajukan apostille.

Proses ini sendiri bisa memakan waktu tambahan satu hingga dua minggu yang tidak jarang diabaikan oleh pemohon yang terburu-buru mengejar tenggat pendaftaran universitas.

Berdasarkan ketentuan terbaru dalam pedoman CIMEA 2024, nama pada semua dokumen pendidikan yang diajukan ke universitas Italia harus identis 100% dengan nama pada paspor yang digunakan untuk visa pelajar, sehingga konsistensi dokumen sejak awal proses menjadi sangat krusial dan tidak dapat dikompromikan.

3. Dokumen Menggunakan Bahasa Indonesia Tanpa Terjemahan Tersumpah

Italia mensyaratkan semua dokumen pendidikan yang berasal dari negara non berbahasa Italia atau non berbahasa Inggris untuk disertai terjemahan resmi ke dalam bahasa Italia atau Inggris oleh penerjemah tersumpah (traduttore giurato).

Banyak pemohon keliru mengira bahwa apostille sudah cukup tanpa disertai terjemahan tersumpah, padahal kedua hal ini adalah proses yang berbeda dan sama-sama wajib dipenuhi sebelum dokumen bisa diterima.

Kesalahan yang sering terjadi adalah pemohon menggunakan jasa penerjemah biasa yang tidak bersertifikat atau tidak tersumpah di hadapan pengadilan, sehingga terjemahan tersebut tidak diakui oleh universitas Italia maupun Kedutaan Besar Italia di Jakarta.

Penerjemah tersumpah atau sworn translator di Indonesia adalah mereka yang telah lulus ujian sertifikasi dari Kementerian Hukum dan HAM dan terdaftar dalam daftar resmi penerjemah tersumpah yang dapat diverifikasi secara publik.

Proses yang benar adalah: ijazah asli di-apostille oleh Kemenkumham, kemudian diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah ke dalam bahasa Italia atau Inggris, dan terjemahan tersebut juga perlu dilegalisasi atau disertifikasi sesuai ketentuan.

Beberapa universitas Italia bahkan mensyaratkan bahwa terjemahan harus dilakukan oleh penerjemah yang berada di Italia atau diakui oleh Kedutaan Besar Italia, sehingga perlu dikonfirmasi langsung ke universitas tujuan sebelum memulai proses terjemahan.

Regulasi yang berlaku: Sesuai Decreto Ministeriale Italia No. 226 Tahun 2021 tentang persyaratan masuk program studi bagi mahasiswa internasional, semua dokumen akademik harus disertai terjemahan resmi yang disahkan (traduzione giurata) ke dalam bahasa Italia, kecuali dokumen yang sudah diterbitkan dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi Uni Eropa lainnya.

4. Pengajuan Melalui Jalur yang Tidak Tepat atau Kurang Informasi Prosedur Terbaru

Sejak Indonesia resmi bergabung dalam Konvensi Apostille pada 2022, sistem dan prosedur pengajuan terus mengalami pembaruan yang tidak selalu terkomunikasikan dengan baik ke publik umum.

Banyak pemohon masih mengikuti panduan lama yang beredar di internet dan menggunakan prosedur legalisasi bertingkat yang sudah tidak relevan, sehingga mereka membuang waktu dan biaya untuk langkah-langkah yang sebenarnya tidak lagi diperlukan.

Saat ini, pengajuan apostille untuk dokumen pendidikan di Indonesia dapat dilakukan melalui sistem online Kemenkumham di portal apostille.ahu.go.id atau secara langsung di Kantor Wilayah Kemenkumham terdekat.

Namun perlu diketahui, tidak semua jenis dokumen dapat diajukan secara online. Beberapa dokumen masih harus diajukan secara fisik dengan kehadiran pemohon atau kuasa hukumnya, tergantung kategori dokumen yang bersangkutan.

Kesalahan prosedur juga sering terjadi ketika pemohon tidak melampirkan dokumen pendukung yang lengkap, seperti surat kuasa bermaterai jika diwakilkan, fotokopi KTP atau paspor yang masih berlaku, bukti pembayaran PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak), atau dokumen asli yang diperlukan untuk verifikasi.

Ketidaklengkapan berkas ini secara otomatis akan mengakibatkan permohonan dikembalikan tanpa diproses, dan kamu harus mengulang dari awal.

Berdasarkan pembaruan Permenkumham Tahun 2023, biaya PNBP untuk layanan apostille ditetapkan sebesar Rp100.000 per dokumen untuk jalur reguler dan Rp150.000 untuk layanan prioritas, dan pembayaran harus dilakukan melalui sistem e-billing resmi Kemenkumham sebelum dokumen diterima untuk diproses.

Pembayaran tunai langsung di loket tidak lagi diterima di sebagian besar kantor layanan yang sudah beralih ke sistem digital.

Panduan Lengkap Apostille Ijazah ke Italia

Mempersiapkan apostille ijazah untuk kuliah di Italia memerlukan pemahaman langkah-langkah yang runtut dan teliti.

Panduan berikut disusun berdasarkan prosedur terbaru yang berlaku di Indonesia dan persyaratan yang ditetapkan oleh lembaga pendidikan serta otoritas imigrasi Italia.

Langkah 1: Persiapkan dan Verifikasi Dokumen Dasar

Langkah pertama yang harus dilakukan jauh sebelum mengurus apostille adalah memastikan semua dokumen dasar dalam kondisi lengkap, asli, dan bebas dari ketidakkonsistenan data.

Dokumen utama yang perlu disiapkan meliputi ijazah asli dari perguruan tinggi, transkrip nilai asli, dan jika diperlukan, Surat Keterangan Lulus (SKL) dari universitas penerbit.

Pastikan nama pada seluruh dokumen ini identis dengan yang tertera pada paspor yang akan kamu gunakan untuk mendaftar visa pelajar Italia.

Lakukan legalisasi awal dokumen di universitas penerbit dengan meminta certified copy resmi yang dilengkapi cap basah dan tanda tangan pejabat yang berwenang saat ini.

Jika universitas kamu sudah menggunakan ijazah digital atau e-certificate, tanyakan kepada bagian akademik apakah ijazah tersebut dapat diproses untuk apostille, karena Kemenkumham memiliki prosedur khusus untuk dokumen elektronik yang berbeda dari dokumen fisik konvensional.

Setelah itu, lakukan legalisasi di Kemendikbudristek untuk lulusan universitas negeri maupun swasta yang sudah terakreditasi, guna mendapatkan cap dan tanda tangan pejabat Kemendikbudristek sebagai bukti keaslian dan pengakuan dokumen.

Proses ini biasanya memakan waktu 3 sampai 7 hari kerja dan dapat dilakukan secara daring melalui portal layanan legalisasi Kemendikbudristek atau datang langsung ke kantor layanan.

Berdasarkan regulasi terbaru, khusus untuk lulusan perguruan tinggi swasta, Permendikbud Nomor 7 Tahun 2020 dan pembaruannya mewajibkan verifikasi akreditasi program studi pada saat legalisasi, sehingga kamu perlu menyiapkan dokumen tambahan berupa sertifikat akreditasi program studi dari BAN-PT yang masih berlaku pada saat kelulusan kamu.

Langkah 2: Ajukan Permohonan Apostille ke Kemenkumham

Setelah seluruh dokumen dasar siap dan telah dilegalisasi oleh instansi yang berwenang, langkah berikutnya adalah mengajukan permohonan apostille ke Kementerian Hukum dan HAM sebagai satu-satunya Competent Authority apostille di Indonesia.

Buka portal resmi di apostille.ahu.go.id, buat akun, lalu pilih jenis dokumen yang akan diajukan, dalam hal ini dokumen pendidikan atau ijazah, dan isi formulir permohonan secara lengkap dan teliti.

Unggah semua dokumen yang dipersyaratkan secara digital, termasuk scan dokumen asli berkualitas tinggi minimal 300 DPI, fotokopi KTP atau paspor, dan bukti pembayaran PNBP yang sudah dibayarkan melalui bank atau e-payment resmi.

Jika kamu mengajukan melalui perwakilan atau agen, sertakan pula surat kuasa bermaterai Rp10.000 yang ditandatangani di atas materai dan dikuatkan dengan fotokopi KTP pemberi kuasa.

Setelah permohonan diajukan secara online, kamu akan menerima nomor registrasi yang dapat digunakan untuk memantau status permohonan secara berkala.

Untuk dokumen pendidikan jalur reguler, waktu proses apostille biasanya memakan 5 sampai 10 hari kerja sejak berkas dinyatakan lengkap dan diterima.

Jika kamu membutuhkan proses lebih cepat, layanan prioritas tersedia dengan biaya tambahan yang memungkinkan penyelesaian dalam 1 sampai 3 hari kerja.

Sesuai ketentuan terbaru dalam Surat Edaran Kemenkumham Nomor AHU-06.OT.02.01 Tahun 2023, stempel apostille yang diterbitkan kini menggunakan sistem QR Code yang dapat diverifikasi secara digital oleh pihak penerima dokumen di negara tujuan, termasuk universitas dan kedutaan Italia, sehingga pemalsuan apostille menjadi jauh lebih sulit dilakukan dibanding sistem sebelumnya.

Langkah 3: Terjemahkan Dokumen oleh Penerjemah Tersumpah

Setelah apostille berhasil diperoleh, dokumen harus diterjemahkan ke dalam bahasa Italia atau bahasa Inggris tergantung persyaratan universitas tujuan, oleh penerjemah tersumpah yang terdaftar dan bersertifikat.

Di Indonesia, daftar penerjemah tersumpah resmi dapat ditemukan di website Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI) atau dikonfirmasi melalui Kemenkumham.

Jangan pernah menggunakan jasa penerjemah tidak tersumpah karena hasil terjemahannya tidak akan diakui oleh institusi Italia.

Hasil terjemahan harus mencakup seluruh isi dokumen secara akurat, termasuk nama lengkap perguruan tinggi, gelar yang diberikan, nilai atau IPK, dan tanggal kelulusan.

Penerjemah tersumpah akan mencantumkan pernyataan di bawah sumpah (oath statement) yang menyatakan bahwa terjemahan tersebut akurat dan setia terhadap dokumen asli, disertai tanda tangan, cap, dan nomor registrasi penerjemah yang dapat diverifikasi oleh pihak penerima di Italia.

Beberapa universitas Italia mensyaratkan terjemahan yang dilakukan oleh penerjemah bersertifikat Italia atau lembaga terjemahan yang diakui Kedutaan Besar Italia di Jakarta.

Untuk menghindari penolakan di kemudian hari, selalu konfirmasi langsung kepada International Office universitas tujuan mengenai format terjemahan yang mereka terima dan apakah mereka memerlukan legalisasi tambahan atas terjemahan tersebut.

Catatan penting berdasarkan panduan Kedutaan Besar Italia di Jakarta (2024): Terjemahan dokumen yang digunakan untuk pengajuan Dichiarazione di Valore harus dilakukan dalam bahasa Italia dan disahkan oleh penerjemah yang diakui oleh Kedutaan, dengan daftar penerjemah yang direkomendasikan tersedia di website resmi Kedutaan Besar Italia di Jakarta.

Langkah 4: Proses Dichiarazione di Valore dan Pengajuan ke Universitas

Dichiarazione di Valore atau DiV adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar atau Konsulat Italia di negara asal mahasiswa yang menyatakan nilai dan kesetaraan gelar akademik asing dalam konteks sistem pendidikan Italia.

Meskipun tidak semua universitas Italia mewajibkan DiV, mayoritas program pascasarjana dan beberapa program sarjana menganggapnya sebagai dokumen penting yang memperkuat aplikasi kamu secara keseluruhan.

Untuk mengajukan DiV, kamu harus menyerahkan ijazah asli beserta apostille-nya, terjemahan tersumpah, dan transkrip nilai ke Kedutaan Besar Italia di Jakarta.

Proses DiV memerlukan waktu sekitar 3 sampai 6 minggu dan dikenakan biaya tersendiri, sehingga harus direncanakan jauh sebelum tenggat pendaftaran universitas.

Jadwalkan janji temu di Kedutaan melalui sistem online mereka, karena Kedutaan Besar Italia di Jakarta umumnya memiliki antrean yang panjang terutama pada periode pendaftaran universitas antara Januari hingga Maret dan September hingga Oktober.

Pastikan seluruh dokumen yang dibawa sudah dalam kondisi lengkap karena Kedutaan tidak menerima berkas yang tidak lengkap pada saat janji temu berlangsung.

Setelah DiV diperoleh, kamu dapat melengkapi berkas pendaftaran universitas secara penuh.

Unggah semua dokumen ke portal pendaftaran universitas yang dituju, yang umumnya menggunakan sistem Universitaly sebagai platform resmi Kementerian Pendidikan Italia untuk pendaftaran mahasiswa internasional.

Sistem Universitaly mensyaratkan unggahan scan berkualitas tinggi dari ijazah, transkrip, apostille, dan DiV, sehingga kualitas scan dokumen kamu pun harus diperhatikan sejak awal proses.

Berdasarkan pembaruan Decreto del Ministero dell’Università e della Ricerca (MUR) Italia Tahun 2023, semua mahasiswa internasional dari negara non-UE yang mendaftar ke program studi terakreditasi di Italia wajib melalui verifikasi CIMEA atau menyertakan DiV sebagai bagian dari proses evaluasi kesetaraan akademik, kecuali jika universitas tersebut secara eksplisit telah mendapatkan pengecualian dari MUR, yang dalam praktiknya sangat jarang terjadi.

Baca Juga: Terjemahan KTP & KK Indonesia Inggris untuk WHV Australia Anti Tolak

Kuliah di Italia vs Negara Eropa Lain dalam Urusan Dokumen

Italia memiliki salah satu sistem persyaratan dokumen yang paling komprehensif dan berlapis dibandingkan negara-negara Eropa lainnya yang populer di kalangan mahasiswa Indonesia, seperti Belanda, Jerman, atau Prancis.

Hal ini bukan berarti Italia lebih sulit dijangkau, melainkan karena Italia memiliki sejarah panjang dalam menangani keberagaman sistem pendidikan dari seluruh penjuru dunia, sehingga mereka mengembangkan mekanisme evaluasi yang sangat terstruktur dan mendetail.

Di Belanda misalnya, proses dokumen untuk masuk universitas seperti Leiden atau TU Delft umumnya cukup dengan apostille dan terjemahan tersumpah dalam bahasa Inggris tanpa memerlukan dokumen setara DiV, karena Belanda mengandalkan sistem Nuffic yaitu lembaga pendidikan internasional Belanda yang memiliki database kesetaraan gelar dari hampir semua negara di dunia.

Jerman menggunakan Anabin, sebuah database pengakuan kualifikasi asing yang dikelola oleh KMK atau Konferensi Menteri Pendidikan Jerman, yang memungkinkan universitas Jerman mengakses informasi kesetaraan gelar Indonesia secara instan tanpa memerlukan evaluasi kasus per kasus seperti yang berlaku di Italia.

Prancis memiliki sistem yang agak mirip dengan Italia dalam hal kompleksitas dokumentasi, namun menggunakan platform Campus France yang terpusat dan memiliki kantor perwakilan resmi di Jakarta melalui Institut Français d’Indonésie, sehingga proses konsultasi dan verifikasi dokumen menjadi lebih mudah diakses oleh calon mahasiswa Indonesia.

Sementara Italia baru-baru ini memperkuat sistem Universitaly dan CIMEA sebagai tanggapan atas meningkatnya jumlah pendaftar internasional, proses konsultasi langsung dengan Kedutaan Besar Italia masih menjadi langkah yang tidak dapat dihindari untuk banyak kasus.

Spanyol, yang juga populer di kalangan pelajar Indonesia, menggunakan NARIC Spain dan umumnya menerima dokumen dalam bahasa Inggris dengan apostille, menjadikannya relatif lebih sederhana dibandingkan Italia dalam hal persyaratan terjemahan.

Inggris pasca-Brexit tidak lagi terikat Konvensi Den Haag untuk tujuan tertentu, namun tetap mensyaratkan apostille dari FCDO atau Foreign, Commonwealth & Development Office untuk dokumen yang masuk dari luar negeri, dengan prosedur yang umumnya lebih transparan secara daring.

Dari sisi biaya, Italia secara keseluruhan masih tergolong lebih terjangkau dibandingkan Inggris atau Swiss, terutama karena banyak universitas negeri Italia atau università statale menawarkan biaya kuliah yang sangat kompetitif bahkan mendekati nol untuk mahasiswa berprestasi berdasarkan sistem ISEE atau Indicatore della Situazione Economica Equivalente, yaitu penilaian kemampuan ekonomi yang berlaku pula bagi mahasiswa internasional.

Dari sisi administratif, total biaya persiapan dokumen untuk Italia mencakup apostille, terjemahan tersumpah, DiV, dan visa pelajar, yang bisa mencapai Rp3 juta hingga Rp7 juta tergantung jumlah dokumen dan jalur layanan yang dipilih.

Angka ini sedikit lebih tinggi dibanding negara seperti Belanda atau Jerman yang prosesnya lebih terstandarisasi secara digital dan tidak memerlukan sebanyak dokumen fisik.

Perbandingan singkat persyaratan dokumen kuliah di negara Eropa:

Italia: Apostille + terjemahan tersumpah bahasa Italia + Dichiarazione di Valore + verifikasi CIMEA (proses paling berlapis di antara negara-negara ini)
Belanda: Apostille + terjemahan tersumpah bahasa Inggris + verifikasi Nuffic (relatif lebih cepat, banyak diproses secara daring)
Jerman: Apostille + terjemahan tersumpah bahasa Jerman + verifikasi Anabin (bergantung universitas; beberapa tidak memerlukan terjemahan fisik)
Prancis: Apostille + terjemahan tersumpah bahasa Prancis + proses Campus France (terpusat, ada kantor di Jakarta)
Spanyol: Apostille + terjemahan tersumpah bahasa Spanyol + verifikasi NARIC (umumnya lebih fleksibel untuk dokumen berbahasa Inggris)
Inggris: Dokumen terlegalisasi atau apostille + terjemahan bahasa Inggris + verifikasi ECCTIS/UK NARIC (prosedur daring yang transparan)
Regulasi penting: Berdasarkan Resolusi Parlemen Eropa 2023/2149(INI) tentang pengakuan kualifikasi di kawasan Eropa, semua negara anggota UE diwajibkan untuk terus menyederhanakan prosedur pengakuan kualifikasi bagi mahasiswa dari negara ketiga pada 2025 hingga 2030, sehingga perbedaan prosedur antar negara Eropa diproyeksikan akan semakin kecil dalam beberapa tahun ke depan.

Baca Juga: Daftar Beasiswa Luar Negeri yang Buka April dan Mei 2026

Wujudkan Impian Kuliah di Italia dengan Dokumen yang Tepat

Perjalanan menuju bangku kuliah di Italia dimulai jauh sebelum kamu menginjakkan kaki di kota Bologna, Firenze, atau Milan. Ia dimulai dari meja kerja kamu sendiri, dengan setumpuk dokumen yang harus diproses dengan benar, tepat waktu, dan sesuai regulasi yang berlaku.

Apostille ijazah adalah fondasi yang menentukan apakah seluruh perjalanan akademik kamu di Italia akan berdiri kokoh atau terhenti di hadapan meja imigrasi dan admisi universitas.

Memahami proses apostille, menghindari kesalahan umum, dan menyiapkan seluruh dokumen secara profesional adalah langkah pertama yang paling kritis dalam mewujudkan impian tersebut.

Translation Transfer hadir sebagai mitra terpercaya kamu dalam mempersiapkan seluruh kebutuhan penerjemahan dan legalisasi dokumen untuk keperluan kuliah di Italia, mulai dari terjemahan tersumpah ijazah dan transkrip nilai ke dalam bahasa Italia, pendampingan proses apostille, hingga konsultasi dokumen untuk Dichiarazione di Valore.

Hubungi kami sekarang juga melalui WhatsApp di 0856-6671-475 atau kirim email ke admin@translationtransfer.com untuk konsultasi dan pemesanan layanan.

Kamu juga dapat mengunjungi Instagram kami di @translationtransfer untuk mendapatkan informasi terbaru seputar penerjemahan dan legalisasi dokumen.

Jangan tunda impian untuk kuliah di Italia hanya karena kendala administrasi dokumen yang sebenarnya bisa diselesaikan dengan bantuan yang tepat, karena setiap detail kecil dalam dokumen kamu adalah cerminan keseriusan kamu sebagai calon akademisi di tingkat internasional.

Bersama Translation Transfer yang terpercaya, proses administrasi apostille dan penerjemahan dokumen menjadi lebih aman, cepat, dan terarah, sehingga kamu bisa fokus pada hal yang paling penting, yaitu mempersiapkan diri secara akademik dan mental untuk studi di Italia.

Mulai konsultasi hari ini, dan jadikan mimpi kuliah di Italia kenyataan yang terencana dengan baik.

Referensi

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi RI. (2020). Permendikbud Nomor 7 Tahun 2020 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran PTN, dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin PTS. Jakarta: Kemendikbudristek.
Badan Pusat Statistik (BPS). (2023). Statistik Pendidikan 2023: Mahasiswa Indonesia di Luar Negeri. Jakarta: BPS RI. Diakses dari https://www.bps.go.id
UNESCO Institute for Statistics. (2023). Global Flow of Tertiary-Level Students. Montreal: UNESCO UIS. Diakses dari http://uis.unesco.org/en/uis-student-flow
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. (2022). Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 35 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Apostille di Indonesia. Jakarta: Kemenkumham. Diakses dari https://www.kemenkumham.go.id
Presiden Republik Indonesia. (2021). Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Konvensi Hapus Legalisasi untuk Dokumen Publik Asing. Jakarta: Sekretariat Negara RI.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. (2023). Surat Edaran Nomor AHU-06.OT.02.01 Tahun 2023 tentang Pembaruan Sistem Apostille Digital QR Code. Jakarta: Kemenkumham.
CIMEA – Centro di Informazione sulla Mobilità e le Equivalenze Accademiche. (2024). Guidelines for Recognition of Foreign Academic Qualifications in Italy. Roma: CIMEA. Diakses dari https://www.cimea.it
Kedutaan Besar Italia di Jakarta. (2024). Panduan Pengajuan Dichiarazione di Valore untuk Mahasiswa Indonesia. Jakarta: Ambasciata d’Italia a Giacarta. Diakses dari https://ambjakarta.esteri.it
Ministero dell’Università e della Ricerca Italia. (2023). Decreto Ministeriale 2023 tentang Persyaratan Masuk Mahasiswa Internasional Non-UE. Roma: MUR Italia. Diakses dari https://www.mur.gov.it
Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI). (2024). Daftar Penerjemah Tersumpah Resmi Indonesia. Jakarta: HPI. Diakses dari https://www.hpi.or.id
Parlemen Eropa. (2023). Resolusi 2023/2149(INI) tentang Pengakuan Kualifikasi di Kawasan Uni Eropa 2025–2030. Strasbourg: European Parliament. Diakses dari https://www.europarl.europa.eu