Cara Mengurus Apostille Ijazah, Ini Syarat dan Langkahnya

Cara mengurus apostille ijazah hampir selalu jadi pertanyaan pertama bagi orang yang berencana kuliah, bekerja, atau menetap di luar negeri. Soalnya, ijazah Indonesia tidak otomatis diakui negara lain. Kamu butuh pengesahan resmi lebih dulu.

Sejak 4 Juni 2022, Indonesia resmi tergabung dalam Konvensi Apostille lewat Perpres Nomor 2 Tahun 2021. Akibatnya, satu sertifikat apostille sudah cukup agar dokumen publik diakui di negara anggota lainnya. Penerbitnya adalah Ditjen AHU.

Meski begitu, apostille sering belum menuntaskan urusan. Banyak negara tujuan meminta terjemahan ijazah dalam bahasa resmi mereka. Di titik inilah kelengkapan dokumen legal dan peran penerjemah tersumpah ikut menentukan hasil akhirnya.

Menurut pengamatan saya sebagai penulis, kesalahan kecil di tahap ini sering berbuntut panjang. Ijazah yang ditolak universitas atau kedutaan bisa menggagalkan beasiswa, visa, bahkan kontrak kerja. Saya beberapa kali menjumpai pemohon yang terpaksa mengulang semuanya dari awal karena terjemahannya tidak tersumpah.

Apa Itu Apostille dan Mengapa Ijazah Memerlukannya?

Apostille adalah sertifikat pengesahan yang menyatakan bahwa sebuah dokumen publik sah secara hukum. Setiap sertifikat membawa nomor unik. Dengan nomor itu, pihak asing bisa memeriksa keasliannya sendiri lewat sistem verifikasi.

Dulu, pemohon harus melegalisasi dokumen secara berlapis di kementerian dan kedutaan besar. Prosesnya lama dan biayanya tidak kecil. Sekarang, apostille Kemenkumham merangkum semua tahapan itu menjadi satu sertifikat.

Soal nama instansi, Kemenkumham kini berganti nama menjadi Kementerian Hukum. Ditjen AHU tetap memegang penerbitan apostille.

Perbedaan Apostille dan Legalisasi Konvensional

Dua jalur ini berbeda dalam jumlah tahapan dan status negara tujuan:

• Apostille: satu sertifikat dari otoritas penerbit, berlaku di negara anggota konvensi.
• Legalisasi konvensional: pengesahan bertahap di kementerian dan kedutaan, berlaku untuk negara yang belum menjadi anggota.

Karena itu, cek dulu status negara tujuanmu. Belanda, Australia, Jepang, dan Korea Selatan, misalnya, sudah menjadi anggota konvensi.

Syarat Apostille Ijazah yang Wajib Disiapkan

Sebelum mengajukan permohonan, cocokkan berkasmu dengan daftar syarat apostille ijazah berikut:

• Ijazah asli yang sudah dilegalisasi instansi berwenang, misalnya perguruan tinggi atau kementerian bidang pendidikan.
• Hasil pindai (scan) ijazah yang jelas, utuh, dan sesuai format portal.
• Kartu identitas pemohon, yaitu KTP atau paspor.
• Alamat email aktif untuk menerima notifikasi dan sertifikat elektronik.
• Bukti pembayaran PNBP sesuai tarif yang berlaku.

Legalisasi ijazah di tahap awal sangat menentukan kelancaran semuanya. Apostille hanya terbit jika tanda tangan pejabat penerbit dokumen sudah terdaftar di sistem.

Langkah-Langkah Cara Mengurus Apostille Ijazah

Berikut urutan cara mengurus apostille ijazah secara online lewat portal resmi Ditjen AHU:

1. Legalisasi ijazah. Minta legalisasi kepada instansi berwenang sebelum mengajukan apostille.
2. Buat akun. Daftar di portal apostille.ahu.go.id memakai email aktif.
3. Isi formulir. Lengkapi data pemohon dan data dokumen dengan teliti.
4. Unggah dokumen. Kirim hasil pindai ijazah beserta berkas pendukung yang diminta sistem.
5. Bayar PNBP. Selesaikan pembayaran lewat kode billing yang muncul di akunmu.
6. Tunggu verifikasi. Petugas akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan berkas.
7. Terima apostille. Unduh sertifikat setelah permohonan disetujui, lalu simpan baik-baik.

Tips Agar Permohonan Tidak Ditolak

Pertama, samakan ejaan nama di ijazah dengan kartu identitasmu. Kedua, pindai dokumen secara utuh, termasuk bagian tepinya. Ketiga, simpan kode billing sampai seluruh proses rampung.

Tiga kebiasaan sederhana ini menghemat banyak waktu. Kamu pun tidak perlu mengajukan ulang.

Baca Juga : Penerjemah Tersumpah untuk Ijazah: Syarat dan Cara Mengurusnya

Estimasi Waktu dan Biaya Apostille Ijazah

Biaya apostille berupa PNBP yang ditetapkan pemerintah untuk setiap dokumen. Tarif bisa berubah, jadi lihat nominal terbarunya di portal resmi sebelum membayar.

Waktu proses sangat bergantung pada kelengkapan berkas dan panjang antrean verifikasi. Berkas yang lengkap dan rapi biasanya berjalan lebih mulus.

Biaya tambahan masih mungkin muncul, misalnya untuk legalisasi awal dan terjemahan. Siapkan anggaran serta waktu cadangan, apalagi kalau tenggat pendaftaran kampus atau pengajuan visa sudah dekat.

Kesalahan Umum saat Mengurus Legalisasi Ijazah

Banyak pemohon tersandung di percobaan pertama karena hal-hal berikut:

• Mengunggah pindaian yang buram atau terpotong.
• Melewatkan legalisasi awal sebelum mengajukan apostille.
• Lupa memeriksa apakah negara tujuan anggota Konvensi Apostille.
• Memakai terjemahan biasa, padahal instansi tujuan meminta terjemahan tersumpah.

Jadi, baca dulu persyaratan negara dan instansi tujuan sebelum memulai proses. Langkah kecil ini sering menyelamatkan berminggu-minggu.

Baca Juga : Jasa Terjemahan Dokumen Resmi: Layanan, Harga, dan Cara Pesan

Peran Penerjemah Tersumpah dalam Dokumen Internasional

Setelah apostille terbit, banyak negara tujuan meminta ijazahmu diterjemahkan ke bahasa resmi mereka. Terjemahan itu harus berstatus tersumpah supaya sah secara hukum.

Mengapa Terjemahan Biasa Tidak Cukup

Penerjemah tersumpah menerjemahkan dokumen sekaligus menyatakan bahwa isinya sesuai dengan dokumen asli. Instansi asing menganggap pernyataan itu sebagai jaminan keakuratan. Terjemahan biasa tidak membawa jaminan semacam itu, sehingga sering ditolak.

Jasa penerjemah tersumpah ijazah juga memastikan istilah akademik, seperti gelar dan nama program studi, ditulis dengan tepat. Satu istilah yang keliru saja bisa mengubah makna kualifikasimu.

Proofreading dan Dukungan Interpreting

Proofreading membantu merapikan CV, surat motivasi, dan dokumen pendukung lain. Bahasa yang bersih memberi kesan profesional di mata universitas atau perusahaan asing.

Untuk wawancara beasiswa daring atau seminar internasional, dukungan alat interpreting menjaga komunikasi tetap lancar. Peralatan simultan yang memadai mencegah salah paham antarpeserta.

Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI) pun menekankan kompetensi dan etika penerjemah. Maka, pilih penyedia jasa yang kredibel dan bisa dipertanggungjawabkan.

Baca Juga : Perbedaan Penerjemah Tersumpah dan Biasa, Ini Kekuatan Hukumnya

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah ijazah yang sudah diapostille perlu diterjemahkan tersumpah?

Ya, sebagian besar negara tujuan memintanya. Penerjemah tersumpah biasanya menerjemahkan ijazah sekaligus sertifikat apostille-nya. Cek ketentuan instansi tujuan lebih dulu.

Apakah cara mengurus apostille ijazah bisa tanpa legalisasi awal?

Tidak bisa. Ijazah harus melewati legalisasi instansi berwenang terlebih dahulu. Tanpa itu, sistem sulit memverifikasi tanda tangan pejabat penerbit, dan permohonanmu berisiko ditolak.

Perlukah alat interpreting untuk wawancara atau seminar studi luar negeri?

Perlu, bila acara melibatkan peserta dengan bahasa berbeda. Alat interpreting simultan seperti headset dan booth membuat penerjemahan lisan berjalan seketika. Acara jadi tertib dan pesan sampai dengan akurat.

Kesimpulan

Cara mengurus apostille ijazah mencakup legalisasi awal, pendaftaran online, pembayaran PNBP, dan verifikasi. Setiap tahap menuntut ketelitian supaya dokumenmu diterima di luar negeri.

Terjemahan tersumpah, proofreading, dan dukungan alat interpreting melengkapi kebutuhan legalitas dan komunikasimu. Dengan bantuan profesional, urusan birokrasi berjalan lebih cepat dan risikonya jauh lebih kecil.

Hubungi kami sekarang untuk layanan terbaik:
WA: 0856-6671-475
Email: admin@translationtransfer.com
Instagram: @translationtransfer

Referensi

• Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
• Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Apostille.
• Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU), Layanan Apostille: apostille.ahu.go.id
• Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, informasi legalisasi dokumen: kemlu.go.id
• Hague Conference on Private International Law (HCCH), Apostille Section dan Status Table: hcch.net
• Himpunan Penerjemah Indonesia (HPI): hpi.or.id