Kenapa Hasil Terjemahan AI Sering Salah untuk Dokumen Resmi? Ini Penjelasannya

Penulis: Devi Mulina Husdania

Kenapa Hasil Terjemahan AI Sering Salah untuk Dokumen Resmi? Ini Penjelasannya | Penggunaan artificial intelligence (AI) untuk menerjemahkan dokumen semakin populer karena prosesnya cepat dan mudah. Cukup memasukkan teks atau mengunggah dokumen, pengguna dapat memperoleh hasil terjemahan dalam hitungan detik. Teknologi ini memang sangat membantu untuk memahami gambaran umum sebuah dokumen berbahasa asing. Namun, ketika dokumen tersebut akan digunakan untuk keperluan resmi, hasil terjemahan AI tidak selalu dapat langsung digunakan.

Dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, transkrip nilai, SKCK, surat nikah, dokumen perusahaan, hingga dokumen imigrasi memiliki karakteristik yang berbeda dari teks biasa. Kesalahan kecil pada nama, tanggal, nomor dokumen, jabatan, atau istilah tertentu dapat menimbulkan persoalan administratif. Karena itu, penting memahami alasan kenapa hasil terjemahan AI sering salah atau kurang sesuai untuk dokumen resmi.

Mengapa Terjemahan AI Bisa Salah pada Dokumen Resmi?

AI Tidak Selalu Memahami Konteks Hukum

Salah satu alasan utama adalah kemampuan AI dalam memahami konteks. Sebuah kata dapat memiliki beberapa arti tergantung bidang penggunaannya. Dalam dokumen hukum atau administrasi, penerjemahan tidak cukup hanya mencari padanan kata yang paling umum. Istilah harus disesuaikan dengan konteks dan fungsi dokumen tersebut.

Misalnya, istilah yang berkaitan dengan status sipil, kewarganegaraan, pengadilan, atau administrasi kependudukan dapat memiliki padanan berbeda di setiap negara. Kesalahan memilih istilah dapat membuat isi dokumen terdengar benar secara bahasa, tetapi kurang tepat secara hukum. Hal inilah yang membuat dokumen resmi membutuhkan pemeriksaan yang lebih teliti.

AI dapat menjadi alat bantu untuk memperoleh gambaran awal, tetapi hasilnya tetap perlu diverifikasi. American Translators Association menjelaskan bahwa penerjemahan profesional melibatkan kemampuan bahasa, pengetahuan bidang tertentu, serta pertimbangan konteks. Informasi mengenai profesi penerjemahan dapat dilihat melalui American Translators Association.

Nama, Gelar, Jabatan, dan Identitas Bisa Keliru

Dokumen resmi biasanya dipenuhi data yang sangat spesifik, seperti nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nomor identitas, nomor sertifikat, nama instansi, jabatan, serta gelar akademik. Data tersebut tidak boleh diterjemahkan atau ditulis ulang secara sembarangan. Kesalahan satu karakter saja dapat membuat data dalam dokumen terjemahan tidak sesuai dengan dokumen asli.

AI juga dapat menghadapi kesulitan ketika membaca dokumen hasil scan atau foto yang kualitasnya kurang baik. Kesalahan optical character recognition (OCR) dapat menyebabkan huruf atau angka terbaca berbeda. Contohnya, angka “0” dapat terbaca sebagai huruf “O”, sedangkan karakter tertentu dalam nama asing dapat salah dikenali.

Karena itu, pemeriksaan manusia tetap penting. Penerjemah perlu mencocokkan hasil terjemahan dengan dokumen sumber, terutama pada bagian identitas dan angka. Prinsip ketelitian ini juga relevan dalam berbagai proses administratif yang membutuhkan verifikasi dokumen oleh pihak berwenang.

Format dan Struktur Dokumen Tidak Selalu Dipertahankan

Dokumen resmi tidak hanya terdiri dari kumpulan kalimat. Ada tabel, kolom, kop surat, stempel, tanda tangan, nomor dokumen, catatan kaki, dan elemen lain yang dapat membantu menunjukkan struktur serta konteks dokumen. Ketika teks diproses menggunakan AI, struktur tersebut belum tentu dipertahankan secara akurat.

Masalah ini sering terlihat pada transkrip nilai atau dokumen yang menggunakan tabel. Jika susunan mata kuliah, nilai, kredit, dan keterangan lainnya berubah, pembaca dapat kesulitan mencocokkan terjemahan dengan dokumen asli. Untuk dokumen yang akan diverifikasi lembaga pendidikan atau instansi pemerintah, konsistensi struktur menjadi hal yang penting.

Penerjemahan profesional biasanya mencakup proses pemeriksaan dan penyusunan dokumen agar hasil akhirnya mudah dibandingkan dengan dokumen sumber. Dengan demikian, penerjemah tidak hanya memperhatikan arti kalimat, tetapi juga memastikan informasi penting tetap dapat dikenali dengan jelas.

Risiko Menggunakan Terjemahan AI untuk Keperluan Resmi

Dokumen Berpotensi Ditolak

Tidak semua lembaga memiliki persyaratan yang sama terhadap dokumen terjemahan. Universitas, kedutaan, kantor imigrasi, pengadilan, atau lembaga pemerintah dapat menentukan apakah dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tertentu atau disertai bentuk pengesahan tertentu.

Karena itu, hasil terjemahan dari aplikasi AI tidak otomatis dapat dianggap sebagai terjemahan resmi. Bahkan jika secara bahasa hasilnya terlihat bagus, status dan bentuk dokumennya tetap perlu disesuaikan dengan persyaratan pihak penerima.

Untuk kebutuhan lintas negara, pengguna sebaiknya memeriksa instruksi dari lembaga tujuan sebelum menerjemahkan dokumen. Informasi mengenai penggunaan dokumen publik lintas negara, termasuk apostille, dapat diperiksa melalui HCCH Apostille Section.

Kesalahan Kecil Bisa Berdampak Besar

Kesalahan pada dokumen resmi tidak selalu berupa kalimat yang sepenuhnya salah. Terkadang masalah justru berasal dari detail kecil seperti tanggal, nomor dokumen, nama pejabat, atau istilah tertentu. Detail tersebut dapat menjadi bagian penting dalam proses verifikasi.

Dalam proses pengajuan visa, misalnya, dokumen yang tidak konsisten dengan paspor dapat menimbulkan pertanyaan tambahan. Begitu pula dalam pendaftaran universitas atau beasiswa, ketidaksesuaian antara ijazah, transkrip, dan hasil terjemahan dapat menyebabkan pemohon diminta melakukan perbaikan.

Karena konsekuensinya dapat berupa pengulangan proses administrasi, pengguna sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kecepatan penerjemahan. Akurasi, kesesuaian dengan persyaratan lembaga penerima, dan pemeriksaan akhir juga harus menjadi pertimbangan utama.

Kapan AI Masih Bisa Digunakan untuk Menerjemahkan Dokumen?

Untuk Memahami Isi Awal

AI tetap memiliki manfaat yang besar apabila digunakan untuk memahami isi dokumen secara pribadi. Misalnya, seseorang menerima surat berbahasa asing dan ingin mengetahui maksud umum surat tersebut sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.

Dalam situasi seperti ini, AI dapat menghemat waktu dan membantu pengguna mengenali informasi penting. Pengguna juga dapat meminta penjelasan mengenai istilah yang sulit dipahami atau membuat ringkasan isi dokumen.

Namun, ketika hasil tersebut akan diserahkan kepada institusi resmi, pengguna sebaiknya kembali pada persyaratan lembaga penerima. Terjemahan untuk pemahaman pribadi berbeda dengan terjemahan yang dibuat sebagai dokumen resmi.

Untuk Membantu Penerjemah Profesional

Teknologi AI juga dapat dimanfaatkan oleh penerjemah sebagai salah satu alat bantu kerja. AI dapat membantu membuat draf awal, mencari alternatif istilah, atau mempercepat pekerjaan tertentu.

Meski demikian, draf yang dihasilkan mesin tidak seharusnya langsung dianggap sebagai hasil akhir. Penerjemah tetap perlu melakukan editing, proofreading, pengecekan terminologi, serta membandingkan hasil dengan dokumen sumber.

Dengan kombinasi teknologi dan keahlian manusia, proses penerjemahan dapat menjadi lebih efisien tanpa mengabaikan aspek akurasi. Teknologi berfungsi sebagai alat bantu, sementara keputusan akhir tetap membutuhkan penilaian profesional.

Mengapa Penerjemah Tersumpah Lebih Tepat untuk Dokumen Resmi?

Penerjemah tersumpah merupakan penerjemah yang memiliki status atau pengangkatan sesuai ketentuan yang berlaku di Indonesia. Untuk dokumen tertentu, pihak penerima dapat meminta terjemahan yang dibuat oleh penerjemah tersumpah. Karena itu, pengguna harus membedakan antara “terjemahan yang benar secara bahasa” dan “terjemahan yang memenuhi persyaratan administratif”.

Penerjemah profesional juga dapat membantu mengidentifikasi bagian dokumen yang membutuhkan perhatian khusus. Nama, angka, istilah hukum, cap, tanda tangan, serta keterangan tambahan dapat diperiksa agar hasil terjemahan konsisten dengan dokumen sumber.

Namun, status penerjemah tersumpah tidak berarti setiap dokumen otomatis diterima oleh semua lembaga di seluruh negara. Persyaratan penerima tetap menjadi acuan. Untuk informasi mengenai penerjemah tersumpah dan ketentuan terkait profesi penerjemah di Indonesia, pengguna dapat merujuk pada informasi resmi pemerintah melalui Kementerian Hukum Republik Indonesia.

Tips Memastikan Terjemahan Dokumen Resmi Tidak Bermasalah

Sebelum menerjemahkan, pastikan terlebih dahulu tujuan penggunaan dokumen. Dokumen untuk kebutuhan pribadi tentu berbeda dengan dokumen untuk visa, kuliah, pekerjaan, pernikahan, pengadilan, atau imigrasi. Persyaratan pihak penerima dapat menentukan apakah terjemahan biasa, terjemahan tersumpah, legalisasi, atau apostille diperlukan.

Selanjutnya, periksa data yang paling rentan mengalami kesalahan. Pastikan nama, nomor paspor, NIK, tanggal lahir, tanggal penerbitan, nomor dokumen, nama instansi, serta gelar tertulis secara konsisten. Jangan hanya membaca keseluruhan kalimat tanpa mencocokkan detail tersebut dengan dokumen asli.

Terakhir, apabila dokumen akan digunakan untuk keperluan resmi, pertimbangkan menggunakan jasa penerjemah tersumpah yang berpengalaman. Tanyakan kepada penerjemah apakah mereka dapat membantu menyesuaikan dokumen dengan kebutuhan administrasi tujuan dan apakah dokumen tersebut masih memerlukan proses lanjutan seperti legalisasi atau apostille.

Kesimpulan

Terjemahan AI bukan berarti selalu buruk atau salah. Teknologi tersebut sangat bermanfaat untuk memahami teks, membuat draf, dan membantu proses penerjemahan. Namun, dokumen resmi memiliki tuntutan yang lebih tinggi karena menyangkut identitas, ketepatan istilah, struktur dokumen, serta persyaratan administratif.

Kesalahan kecil dalam terjemahan dokumen resmi dapat berdampak pada proses visa, pendidikan, pekerjaan, pernikahan, maupun urusan hukum. Oleh sebab itu, jangan menganggap hasil terjemahan AI yang terlihat lancar secara otomatis memiliki kekuatan atau status sebagai terjemahan resmi.

Jika Anda membutuhkan terjemahan dokumen resmi atau penerjemah tersumpah, Translation Transfer dapat membantu proses penerjemahan sesuai kebutuhan dokumen Anda. Konsultasikan dokumen yang akan diterjemahkan melalui WhatsApp 0856-6671-475, email admin@translationtransfer.com, atau Instagram @translationtransfer.